Unstrukturierte Daten – was tun?

Informationen sind wertvoll

In den meisten Unternehmen finden sich heute komplexe heterogene IT-Landschaften, in denen neue und alte Systeme koexistieren. Modernes Enterprise Content Management ist dafür konzipiert, getätigte IT-Investitionen zu erhalten und zu optimieren. Denn sämtliche Informationen, die in den verschiedenen Systemen, Applikationen und Prozessen enthalten sind, lassen sich damit integrieren und gewinnbringend nutzen. Unstrukturierter Content wie Webinhalte, Dokumente, Bilder, Grafiken, E-Mails oder Mainframe-Reports werden in einer sicheren, zentralen Datenbank abgelegt, auf die jeder Mitarbeiter im Unternehmen – entsprechende Rechte vorausgesetzt – Zugriff hat.

Für die effiziente Organisation der Masse an unstrukturierten Daten im Unternehmen ist ein leistungsfähiges und zentrales Content-Management-System unabdingbar. Dadurch wird auch dem Kriterium Datensicherheit Rechnung getragen, da sich der Zugriff auf Informationen dank automatisierter Prozesse streng kontrollieren lässt. Sensible Informationen sind so optimal geschützt – und zwar unabhängig von ihrem Speicherort. Der Informationsfluss, beispielsweise zwischen Geschäftspartnern oder verschiedenen Abteilungen, in Arbeitsgruppen und auch auf mobilen Endgeräten kann damit geregelt werden. Der Vorteil einer zentralen Datenablage: Relevante Informationen sind über das gesamte Unternehmen hinweg konsistent und permanent verfügbar.

Eine unternehmensweite Content-Management-Plattform bietet noch einen weiteren wesentlichen Vorteil: Die mögliche Einbindung eines Regelkatalogs und festgelegter Verfahren auf Basis von Best Practises bietet dem Unternehmen zusätzlich Schutz vor Verstößen gegen Compliance-Regeln.

Mission possible

Zwei Drittel aller IT-Entscheider in westeuropäischen Unternehmen erklären zwar, sie würden unstrukturierte Daten bereits verwalten oder hätten entsprechende Projekte bereits in Angriff genommen. Allerdings gestanden 60 Prozent der Befragten ein, zu viele Informationen zu besitzen oder entscheidungsrelevante Informationen in der Masse nicht zu finden.

In der Gruppe derjenigen, für die der Begriff „unstrukturierte Daten“ kein Buch mit sieben Siegeln ist, wird Content-Management allerdings eher bruchstückhaft betrieben, meint IDC und erklärt dies anhand der Antworten, wonach in den Unternehmen durchschnittlich 4,28 Content-Management-Systeme zum Einsatz kommen. 58 Prozent aus dieser Gruppe verfolgen laut eigenen Angaben zumindest einen langfristig ausgerichteten Konsolidierungsplan. Sie wissen, dass nur ein unternehmensweit einheitliches Content-Management-System strategisch Sinn ergibt.

„Stückwerk“ erweist sich in der Praxis oft als wenig effizient. Da unstrukturierte Daten über alle Firmenbereiche hinweg anfallen, ist der Einsatz einer unternehmensweiten Lösung, die sich in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt, die bessere Alternative. Mit den unstrukturierten Daten aus verschiedenen Bereichen kommen dann Informationen ans Licht, die eindeutige Wettbewerbsvorteile aufzeigen können.

Information bedeutet Macht

In die Organisation strukturierter Daten haben Unternehmen viel Zeit und Geld investiert. Schließlich hängt vom reibungslosen Funktionieren der Systeme ihr Tagesgeschäft ab. Dem Umgang mit unstrukturierten Informationen sollte nun die gleiche Beachtung zukommen, denn ihr Wert für unternehmerische Entscheidungen ist enorm hoch. Vor allem die Entscheidungen in Abteilungen wie Verkauf, Marketing, Forschung und Entwicklung sowie Human Resources basieren oft auf Informationen, die unstrukturiert sind und aus verschiedenen Quellen kommen.

Doch nur 19 Prozent der europäischen Unternehmen sehen im Management unstrukturierter Daten ein wichtiges Werkzeug, um beispielsweise den Kundenservice zu verbessern. Für immerhin 42 Prozent der Befragten ist es eine Methode, mit der sich Produktivität und Sicherheit steigern lassen. Um diese Ziele auch zu erreichen, ist indes mehr als die einfache Implementierung eines Content-Management-Systems nötig. Gefragt sind vielmehr zwei Dinge: eine einheitliche Strategie für den Umgang mit unstrukturierten Informationen und – zusammen mit den Systemen – die Einführung entsprechender interner Verfahrensregeln.

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