Mehr Zeit für das Wesentliche

Digitalisierung: Wie digitale Personalakten der HR-Abteilung den Arbeitsalltag erleichtern

Gunther Ebert

© Shutterstock / BPTU

Die Digitalisierung ist in vielen Unternehmensbereichen auf dem Vormarsch. Doch die meisten Personalverantwortlichen kämpfen noch immer mit dem Aktenchaos und verlieren wertvolle Arbeitszeit mit der Dokumentenablage. Insbesondere in der HR-Abteilung wird das Verbesserungspotenzial bei administrativen Prozessen häufig übersehen. Dabei ist kaum jemand so involviert in die Unternehmenskultur und hat so viel Einfluss auf das Arbeitsklima wie die Personaler. Es ist also höchste Zeit, sich diese zentrale Abteilung genauer anzusehen.

Deutschlandweit verbringen HR-Mitarbeiter einen großen Teil ihres Tages damit, Akten und Dokumente zu verwalten. Wichtige Themen wie Mitarbeiterentwicklung, Unternehmenskultur und Personalkommunikation rücken dabei in den Hintergrund. Wenn jedoch Personalverantwortliche ihre eigentlichen Aufgaben kaum noch erfüllen können, führt das schnell unternehmensweit zu Mitarbeiterunzufriedenheit – die Fluktuation steigt. Es gilt, HR-Manager bei Routineprozessen nachhaltig zu entlasten. Die Lösung lautet Digitalisierung. Digitale Personalakten, automatisierte Dokumentenerstellung und Self-Service-Zugriffe für Mitarbeiter und Führungskräfte ersparen HR-Mitarbeitern bis zu 50 Prozent ihrer administrativen Arbeitszeit.

Digitale Personalakte statt Papierberg

Die Basis fast aller Vorgänge in der HR-Abteilung ist die Personalakte. Ein herkömmliches, papierbasiertes System aus Ordnern und Zetteln kann für den HR-Mitarbeiter schnell mühsam werden. Es ist viel einfacher und zeitsparender, stattdessen eine digitale Personalakte zu führen, denn durch eine standortübergreifende zentrale Ablage in der digitalen Personalakte haben Personalverantwortliche – und alle Mitarbeiter – mit nur wenigen Klicks Zugriff auf alle relevanten und freigegebenen Dokumente. Änderungen sind sofort für jeden sichtbar und müssen nicht erst umständlich mit Kollegen geteilt werden. Die Recherche ist dank der OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) auch innerhalb von Dokumenten denkbar einfach. Dadurch reduzieren sich Suchzeiten auf ein Minimum. Nicht zuletzt kann eine digitale HR-Lösung Reportings einfach und unkompliziert erstellen.

Schnellere Abläufe dank Dokumentenerstellungsfunktion

Nicht nur bestehende Unterlagen zu verwalten, sondern auch neue Dokumente zu erstellen, ist auf manuellem Weg äußerst zeitraubend. Benötigt ein Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung, muss der HR-Mitarbeiter sie erst in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen, die relevanten Daten händisch eintragen, sie ausdrucken, unterschreiben, eine Kopie ablegen und das Dokument vielleicht sogar noch per Post zustellen, wenn der Mitarbeiter an einem anderen Standort tätig ist – eine langwierige Prozedur für eine bloße Routineanfrage. Die digitale Dokumenterstellung kann hier sehr viel Zeit sparen. Mittels individualisierter Textvorlagen kann der Mitarbeiter das Dokument direkt im System erstellen, anpassen, mit einer digitalen Unterschrift versehen und per E-Mail versenden. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Minuten. Auch Anpassungen an den Vorlagen, z. B. bedingt durch Gesetzesänderungen, sind schnell für alle Dokumente umgesetzt, und die Compliance bleibt gewahrt. So lassen sich Arbeitsverträge mit wenigen Klicks für sämtliche Mitarbeiter bzw. Bewerber anpassen.

Self-Service-Modul erleichtert die Kommunikation

Die mobile Arbeitswelt ist auf dem Vormarsch. Mitarbeiter wollen heute von zu Hause oder unterwegs arbeiten können – via Laptop, Smartphone oder Tablet. Moderne Softwarelösungen können dazu beitragen, die Mitarbeitererwartungen zu erfüllen und gleichzeitig die HR-Abteilung zu entlasten. Das Stichwort ist Employee Self Service (ESS). Ein Self-Service-Modul gewährt dem Mitarbeiter einen genau geregelten Zugang zu seiner Akte und zu relevanten Vorgängen, einfach per Browser. So kann er beispielsweise selbstständig die Erstellung einer Arbeitsbescheinigung anstoßen oder Anfragen der HR-Abteilung, etwa die Anforderung einer aktuellen Führerscheinkopie, beantworten. Per ESS können Personalverantwortliche eine solche Anfrage einfach per Knopfdruck auslösen. Der Mitarbeiter kann dann eine Kopie oder ein Foto seines Führerscheins erstellen und es der Personalabteilung idealerweise direkt über das mobile Self-Service-Portal zustellen. Diese asynchrone Kommunikation spart beiden Seiten Zeit: dem Mitarbeiter und dem Personalverantwortlichen. Beide können ihre jeweiligen Aufgaben zu dem für sie passenden Zeitpunkt erledigen.

Manager-Self-Service für Führungskräfte

In viele HR-Prozesse sind nicht nur Mitarbeiter involviert, sondern auch deren Vorgesetzte. Auch diese Prozesse lassen sich durch eine entsprechende Zugriffs- und Kommunikationslösung vereinfachen: durch einen Manager Self Service. Mithilfe eines browserbasierten, aufgabenbezogenen und rechtegesteuerten Zugangs zur digitalen Personalakte können Manager unkompliziert Vorgänge starten, die ihre Mitarbeiter betreffen, etwa Prämienauszahlungen beantragen oder per Knopfdruck Genehmigungen erteilen. Steht ein Mitarbeitergespräch an, kann ein Manager zudem temporäre Akteneinsicht beantragen. Nach Freigabe durch HR stellt ihm das Tool die relevanten Dokumente vorübergehend zur Einsicht bereit. Damit vereinfachen sich Prozesse und Kommunikation für beide Seiten. Trotz der vielen Vorteile, die solche Self-Service-Anwendungen für Mitarbeiter und Manager einerseits und für die HR-Abteilung andererseits haben, gibt es diese jedoch in 86 Prozent aller Unternehmen nicht.

Die digitale Personalakte im Einsatz bei Thales

Je größer ein Unternehmen ist, desto umfassender sind meist die Vorteile einer konsequenten Digitalisierung in der Personalabteilung. Die Verantwortlichen im HR-Bereich von Thales Deutschland sahen das genauso. Thales Deutschland gehört zur Thales Group, einem internationalen Technologiekonzern, der elektrische Systeme für verschiedene Branchen, wie etwa Luft- und Raumfahrt oder Transport, herstellt. Die deutsche Tochter hat an acht Standorten mehr als 3 000 Beschäftigte und konzentriert sich unter anderem auf Bereiche wie Bahntechnik und Satellitenkomponenten. Auf dem Weg zum selbstgesteckten Ziel der digitalen Ordnung wollte Thales Deutschland die alten Personalakten digitalisieren und die HR-Prozesse durch ein umfassendes digitales Dokumentenmanagement von der Last der papierbasierten Personalakten befreien. Heute sind bei Thales Deutschland darum SAP als HCM-Lösung, Escriba als Dokumentenerstellungs-System und forpeople als digitale Personalakte im Einsatz.

Die Vorteile zweier Lösungen kombinieren

Das Digitalisierungsprojekt in der HR-Abteilung von Thales Deutschland haben zwei Verantwortliche gemeinsam vorangetrieben: Mathias Richter, HRIS (Human Resource Information System) und Process Analyst sowie Leonie von Lenthe, HR-Prozessmanagerin. „Wir haben in Deutschland fünf Gesellschaften, acht Standorte und 3 000 Mitarbeiter“, zählt Richter auf. „Das führte bei uns als HR zu mehr als 400 000 Seiten Papier – in Aktenräumen mit 250 qm Grundfläche“, ergänzt von Lenthe. „Uns war klar: Zukunftsfähig werden wir nur durch eine konsequente Digitalisierung.“ Von Anfang an bestand der Plan darin, die Digitalisierung möglichst umfassend anzugehen. Nach einem Screening diverser Anbieter zeichnete sich ab, dass jeder Hersteller unterschiedliche Stärken mitbrachte. „Es wäre schwierig gewesen, die digitale Dokumentenerzeugung und die digitale Personalakte aus einer Hand zu beziehen“, erklärt Richter. So fiel die Wahl kurzerhand auf getrennte Anbieter. „Zuerst hatten wir die Entscheidung für Escriba als Dokumentenerstellungssystem getroffen. Und weil es für die Kombination der Lösungen bereits diverse Referenzen gab, fiel unsere Wahl bei der Personalakte auf forpeople von forcont. Das war für uns einfach die intuitivste Personalakte auf dem Markt.“

Alle personenbezogenen Daten sind für die HR-Sachbearbeiter zugänglich.

Eine einzige digitale Personalakte

Die Software speichert und verwaltet alle Informationen und Dokumente zu einem Thales-Mitarbeiter in einer einzigen digitalen Akte, sodass alle personenbezogenen Daten für die Sachbearbeiter online direkt und vollständig zugänglich sind. Der Zugang zur digitalen Personalakte kann über Rechtefreigaben für unterschiedliche Benutzergruppen gesichert und der Zugriff auf bestimmte Akten und Dokumentenarten beschränkt werden – so bleibt die Compliance stets gewahrt. Die einfache Handhabung macht es den HR-Mitarbeitern bei Thales leicht, mit der Lösung zu arbeiten. Vorschaubilder gestatten beispielsweise ein einfaches, virtuelles Durchblättern der Dokumente. Eine Listenansicht gewährt eine schnelle Orientierung und einen Gesamteindruck über den Mitarbeiter.

Schnelle Implementierung

Im Januar 2017 ging die webbasierte und damit standortübergreifende Personalakte live – inklusive der Schnittstellen zu Escriba und SAP. „SAP spielt bei uns eine sehr wichtige Rolle, auch in Sachen Zeitwirtschaft und Payroll – das ist alles voll integriert“, erläutert Richter. So finden etwa beim Eintrittsprozess die Onboardingmaßnahmen in SAP statt, von dort wird die Erstellung der Anstellungsverträge und des Infoschreibens an die Führungskräfte angestoßen. Der Anpassungsaufwand war bei der Implementierung der neuen digitalen Personalakte gering. „Bis auf ein oder zwei Zusatzfelder für einen Thales-internen Identifier bzw. die Personalnummer nutzen wir forpeople im Standard“, sagt von Lenthe. „Was davon abweicht, ist eigentlich nur die Schnittstelle zur Dokumentenerstellungslösung.“

Thales Deutschland hostet die digitale Personalakte selbst, aber dank der browserbasierten Software existiert ein standortübergreifender Zugriff. Derzeit arbeiten rund 40 Nutzer aus der HR-Abteilung mit der Lösung. „Punktuell dürfen auch Vorgesetzte darauf zugreifen, etwa wenn es um Zeugnisse geht oder um Fragen der Weiterentwicklung“, sagt von Lenthe. Dabei unterscheidet das Berechtigungskonzept sehr genau, zu welcher Gesellschaft und zu welchem Standort ein Mitarbeiter gehört und welche HR-Leute für ihn zuständig sind. „Sogar für Mitarbeiter ist ein temporärer Zugriff möglich, wenn sie interessehalber Einblick in ihre eigene Personalakte nehmen möchten“, so Richter. „Und auch diese Mitarbeiter, die unsere Lösung zu sehen bekommen, honorieren die Digitalisierung in der HR.“

Archivraum ade

Von Lenthe freut sich über die Erfolge der Digitalisierung: „Unsere HR-Prozesse sind in jedem Fall einfacher geworden. Es gibt kein Laufen zu den Archivräumen mehr und auch kein Ablegen in Papierakten. Vieles erledigen wir heute einfach per Einscannen.“ Dabei zahlt sich auch die Desktopintegration der digitalen Personalakte aus. „Relevante E-Mails können wir heute zum Beispiel direkt in der digitalen Akte ablegen, ohne Medienbruch“, sagt Richter. Dabei muss die neue Lösung ein riesiges Spektrum unterschiedlicher Arbeitsverträge abbilden: „Da gibt es normale Mitarbeiter, tarifliche Mitarbeiter, außertarifliche Mitarbeiter“, erläutert Richter, „die Zahl an Varianten ist wirklich groß.“

Kaum Support nötig

Dennoch war der Schulungsbedarf überschaubar. „Wir versorgen unsere Anwender aus dem HR-Bereich mit Präsentationen und umfassenden User Guides“, so Richter, „aber das passiert innerhalb von nur zwei mal zwei Stunden.“ Von Lenthe pflichtet ihm bei: „Im Grunde läuft das von selbst.“ Im Großen und Ganzen komme Thales Deutschland auch ohne Support aus. Es könne schon einmal passieren, dass der Storage-Speicher volllaufe und selten gebe es vielleicht ein Problem mit Dokumentenformaten, so von Lenthe. „Wenn wir noch Kontakt mit forcont haben, dann eher wegen der Escriba-Schnittstelle, wegen Mengenaufträgen“, sagt sie. Ein großer Vorzug sei es, so Richter, nicht in Tickets gepresst zu werden: „Wir fühlen uns sehr gut aufgehoben – bei anderen externen Dienstleistern erleben wir das in dieser Form nicht.“

Cloud-Lösung bietet viele Vorteile

Im Gegensatz zu Thales entscheiden sich viele Unternehmen bei der Implementierung einer digitalen HR-Lösung heutzutage inzwischen auch für ein Software-as-a-Service-System (SaaS). Die Vorteile sind naheliegend: Da der Anbieter den technischen Betrieb übernimmt, ist das System stets auf dem neuesten Stand und performant. Konzerne mit zahlreichen nationalen und internationalen Standorten profitieren auch insofern von einer Cloud-Lösung, als mit ihr der langwierige Postweg und chaotische mehrfache Ablagen wegfallen. Außerdem ist der Zugriff auf die Anwendung, unter Beachtung höchster Sicherheitsstandards, für die Benutzer denkbar einfach.

Sobald eine Internetverbindung zur Verfügung steht, können Mitarbeiter per Browser standortübergreifend und rechtegesteuert auf das System zugreifen, Dokumente einsehen, hochladen und austauschen. Um Mitarbeiterstammdaten automatisiert zu übertragen, doppelte Pflegeaufwände zu vermeiden und Fehlerquellen zu minimieren, muss lediglich eine Verbindung der digitalen Personalaktenlösung zum führenden HR-System, wie etwa SAP HCM, Loga, Paisy oder Datev, bestehen. Auch bei einer weitestgehenden technischen Separierung der digitalen Personalaktenlösung ist also mindestens eine automatisierte Datenübernahme aus dem führenden HR-System zu gewährleisten.

Mehr Zeit für strategische Aufgaben

Egal ob in der Cloud oder On-Premises – eine digitale HR-Lösung kann HR-Verantwortliche entscheidend entlasten. Die Erfahrung zeigt, dass sich mit einer Kombination aus digitaler Personalakte, automatisierter Dokumentenerstellung und Self-Service-Tools der administrative Aufwand im HR-Bereich um bis zu 50 Prozent senken lässt. Der erste große Schritt dorthin ist in der HR-Abteilung von Thales Deutschland bereits gelungen: Das allermeiste ist nun digitalisiert. „Unter vielen Dokumenten haben wir jetzt gescannte elektronische Unterschriften“, sagt Richter. „Nur seinen Arbeitsvertrag muss ein Mitarbeiter noch von Hand unterzeichnen.“ Nach der Implementierung der digitalen Personalakte und des Dokumentenerstellungssystems folgte kurze Zeit später bereits die nächste Ausbaustufe.

Im Sommer 2018 wurde in der Thales Gruppe weltweit eine neue Cloud-basierte Human-Capital-Management-Lösung eingeführt – darauf sollen auch Mitarbeiter und Vorgesetzte einfach zugreifen können. „Wir überlegen derzeit, die neue HCM-Lösung auch zur Dokumentenerstellung zu nutzen“, sagt von Lenthe. „Aber es steht fest: Nach den positiven Erfahrungen werden wir unsere digitale Personalakte auf jeden Fall behalten.“ Wie bei Thales gewinnen Personalverantwortliche durch die Entlastung bei Routineprozessen mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben: die Förderung einer erfolgreichen Unternehmenskultur, das Recruiting von qualifizierten Fachkräften und die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Mit der Digitalisierung und Automatisierung administrativer Prozesse wird die HR-Abteilung nicht nur effizienter – sie kann nun auch nachhaltig zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen.

Geschrieben von
Gunther Ebert

Gunther Ebert ist Product Manager bei der forcont business technology gmbh (www.forcont.de), ein auf ECM spezialisiertes Softwarehaus. forcont bietet standardisierte Produkte für digitales Personalmanagement, Vertragsmanagement und mobiles Dokumentenmanagement. Darüber hinaus entwickelt forcont individuelle digitale Aktenlösungen zur Optimierung dokumentenzentrierter Geschäftsprozesse. Die Lösungen erleichtern die tägliche Arbeit mit Dokumenten und Daten – On-Premises vor Ort oder als Software as a Service in der Cloud. forcont erbringt zudem den kompletten Service im ECM-Umfeld von SAP.

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