Über Probleme in verteilten Teams: Kommunikation und Teamkultur

Gelungene Kommunikation in verteilten Teams – so geht’s!

Thomas Gude

©Shutterstock/Pushish Images

Das Internet hat die Welt zu einem Dorf gemacht: jeder ist mit jedem im Handumdrehen verbunden. Das hat auch die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert. Vielen gelten verteilte Teams deshalb als Zukunft der Arbeitswelt, aber es gibt noch einige Hürden zu nehmen. Vor allem bedarf es neuer Herangehensweise an die Kommunikation unter den Kollegen.

Das kurze Gespräch in der Teeküche, der schnelle Gang über den Flur ins Büro des Kollegen, das spontane Meeting in einer Krisensituation – in verteilten Teams (engl: Remote Teams) sind diese Kommunikationswege obsolet. Was innerhalb einer Unternehmenszentrale fast organisch geschehen kann, erfordert in dezentralen Projektgruppen bewusste Planung. Im Folgenden soll diskutiert werden, wie mit dem Problem der räumlichen Distanz sinnvoll umgegangen werden kann. Im Mittelpunkt stehen weniger entsprechende Tools, sondern Organisationsansätze und Kommunikationsstrategien.

Erreichbarkeit, Work Life Balance, Kommunikation

Ohne Präsenz, keine Präsenzzeiten. Ohne Präsenzzeiten, kein eingegrenzter Erreichbarkeitszeitraum, was umschlägt in: ständige Erreichbarkeit. Die hier divergierenden Ebenen – Fortschritt des Projekts vs. Work/Life-Balance der Arbeitnehmer – sind schwer, aber notwendig in Einklang zu bringen, da das Auseinanderklaffen von allgemeinem und individuellem Projektfortschritt erheblich Workflow behindern kann. Belle Beth Cooper nennt drei Faktoren, die hier eine Rolle spielen:

Zeitzonen

Die Dezentralisierung des Arbeitsplatzes macht es möglich, auf einen weltumspannenden Pool von Arbeitskräften jeder beliebigen Zeitzone zuzugreifen. Deren Tagesabläufe unter einen Hut zu bringen, ohne Raubbau an der physischen und psychischen Substanz der Beschäftigten zu betreiben, kann durchaus anspruchsvoll sein, wenn man gleichzeitig produktive Arbeitsabläufe beibehalten möchte.

Viel Zeit (und Motivation) kann es etwa diejenigen hinter der Zeitzone des Hauptteams kosten, ihren Tag mit einer Flut von E-Mails beginnen zu müssen. Teammitglieder in ungünstigen Zeitzonen werden außerdem schnell zermürbt sein, wenn sie für getaktete Aufgaben permanent ihre Nacht zum Tage machen müssen. Andersherum können Vorgesetzte nicht permanent ansprechbar sein, um bestimmte Vorgänge abzusegnen, was eventuell in Verzögerungen resultiert.

Maximize the golden hours. – Dan Radigan

So kann es geschehen, dass Einzelne ohne ihr Zutun den gesamten Projektfortschritt aufhalten. Die beste Lösung wäre natürlich, den Prozess möglichst geschickt aufzuteilen und auf die Selbständigkeit der Kollegen zu vertrauen. Wo das nicht möglich ist, sollte bereits beim Einstellungsverfahren darauf geachtet werden, genug zeitliche Überscheidungen mindestens bei einzelnen Unternehmensbereichen zu gewährleisten.

Facetime / Meetings

Heimarbeit stellt unendliche Optionen bereit, den Tag zu strukturieren. Dementsprechend schwer kann es sein, jemanden ans Telefon oder vor die Webcam zu bekommen. Hier muss sich die Teamfähigkeit der Gruppe beweisen, d.h. es muss Kompromissbereitschaft vorhanden sein. Am besten man rotiert: mal muss der eine in den sauren Apfel beißen und um 6 Uhr aufstehen, mal die andere. Wenn jemand auf der anderen Seite der Welt 15 Minuten länger gebraucht hat, um sich aus dem Bett zu quälen, ist Nachsicht angebracht.

Feste Absprachen und Disziplin bei der Einhaltung von Terminen sind allerdings unabdingbar. Teamgeist nützt wenig, wenn er nur das organisatorische Chaos verschleiert. Team-Meetings sollten idealerweise an regulären Terminen stattfinden. Wie viele Meetings letztlich veranschlagt werden, hängt vom konkreten Fall ab, jedoch sollte man der Versuchung widerstehen, eine zu hohe Frequenz zu wählen. Häufig können Kleinigkeiten per E-Mail geregelt werden oder es gibt schlicht nicht genug Neues zu berichten.

Deswegen sollte die Struktur eines Meetings ebenfalls genau durchdacht sein. Konfuse Diskussionen kann man vermeiden, indem man Themen festlegt und fokussiert abarbeitet. Das Team von Zapier fordert die Teilnehmer bspw. vorab auf, ihre Neuigkeiten und Themen zu notieren, um sie als Gesprächsgrundlage zu nutzen. Das „erdet“ die Kommunikation und trägt zur Effizienz bei.

Asynchrone Kommunikation

Permanente Erreichbarkeit stört den individuellen Workflow, aber asynchrone Kommunikation kann die Produktivität des Teams verringern. Es ist mitunter frustrierend, zur Untätigkeit verdammt zu sein, weil man auf Antwort des Teamkollegen warten muss. Bereitschaftszeiten zu formalisieren, kann helfen, beide Interessen in Einklang zu bringen: wie und wann kann ich jemanden erreichen? In welchem Zeitfenster kann ich mit Antwort rechnen?

Make sure that you’re closing the loop. – Janet Choi

Janet Choi weist darauf hin, dass es Hierarchien in der asynchronen Kommunikation geben kann. Auch wenn Nachrichten nicht in Echtzeit abgearbeitet werden müssen, sind manche doch dringender als andere. Um etwa wichtige Informationen nicht im E-Mail-Postfach versanden zu lassen, müssen Wege gefunden werden, Dringlichkeit, Umfang und Charakter einer Anfrage differenziert kenntlich zu machen.

Dabei ist es von Vorteil, sein Anliegen präzise ausdrücken zu können. Gutes Schreiben ist ein Skill, der gerade in verteilten Teams trainiert werden sollte, um Missverständnisse zu vermeiden. Schriftliche Kommunikation hält dazu an, klarer zu denken und Ideen deutlicher auszuarbeiten, und ist darüber hinaus später durchsuchbar. Sie weist den Autor außerdem als Kenner der Materie aus und hilft durch defizitäre Kommunikation ausgelöste Konflikte zu vermeiden.

Isolation und Teamkultur

Wer permanent von Zuhause aus arbeitet, kann sich schnell von seinem Team isoliert fühlen. Das gilt insbesondere für diejenigen, die ihre Stelle von Anfang an auf Home Office ausgelegt haben. Nicht nur schüchterne Personen können so eine Scheu davor entwickeln, Teammitglieder zu kontaktieren. Das führt möglicherweise dazu, dass sie übersehen und ihre Einwände/Ideen/Kommentare nicht gehört werden.

Isolation kann durchaus zerstörerische Konsequenzen haben: mangelndes Vertrauen untereinander, Indifferenz gegenüber dem Projekt, fehlgeleitete Erwartungen und Misskommunikation. Solchen Problemen lässt sich durch Aufbau einer Teamidentität begegnen, die gegenseitiges Verantwortungsgefühl und flüssige Zusammenarbeit fördert. Folgende Aspekte tragen dazu bei:

  • ausführliche Vorstellung: ein längerer Intro-Post, der neben professionellen auch persönliche Informationen enthält, gibt neuen Teammitglieder ein Gesicht
  • Angesicht zu Angesicht: zu einem blassen E-Mail-Account kann man kein Verhältnis aufbauen, zu einem menschlichen Gesicht schon eher. Videokonferenzen, Besuche im Büro und jährliche Treffen des gesamten Teams erinnern daran, dass man es – true story – mit lebendigen Menschen zu tun hat
  • Virtuelle Teeküche: wenn man ausschließlich professionelle Gespräche mit den Kollegen führt, erscheinen diese schnell als Langeweiler. Ein für Witze, Anekdoten, schräge Memes und ähnliches reservierter Chat kehrt andere Seiten der Teammitglieder hervor.

Fazit

Eine funktionierende Kommunikationskultur in verteilten Teams zu etablieren, kommt einer echten Herausforderung gleich. Einerseits bereitet die Organisation zwischen Unternehmensinteresse und Work/Life-Balance Kopfschmerzen. Andererseits können menschliche wie geschäftliche Aspekte leicht in der Vermittlung durch Telefon, E-Mail oder VideoCall verloren gehen. Darum führt an bewusster Planung kein Weg vorbei. Dann aber sollte einem produktiven, anregenden und mitmenschlichen Austausch nichts mehr im Wege stehen.

Aufmacherbild: Home office interior. Vintage filter. von Shutterstock / Urheberrecht: Pushish Images

Geschrieben von
Thomas Gude
Thomas Gude
Thomas Gude studiert Buch- und Medienpraxis an der Goethe Universität Frankfurt am Main und arbeitet seit August 2015 als Werkstudent bei Software & Support Media. Vorher hat er Politikwissenschaft und Politische Theorie in Hannover und Frankfurt am Main studiert.
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