Einsatz von Suchmaschinen in Unternehmen

Strukturiert/Unstrukturiert

Um der Forderung nach einem einheitlichen Suchportal für alle Informationen gerecht zu werden, muss eine unternehmensweite Suchmaschine die Suche in unstrukturierten, schwach strukturierten und auch strukturierten Informationsquellen ermöglichen, also eine Suche in relationalen Datenbanksystemen. Die besondere Herausforderung bei der Suche in Datenbankinhalten besteht im Ermitteln und Anzeigen von Kontextinformation. Anders als aus Dokumenten lässt sich der Kontext bei Datenbankinhalten nicht aus dem Trefferumfeld (Textfragmente) ermitteln, sondern wird aus den Relationen des Datenbankschemas aufgebaut. Semantecs DirectInfo unterstützt diesen Aspekt und ermöglicht eine individuelle Trefferanzeige abhängig von der Trefferstelle und deren Datenbankkontext (Abb. 4).

Abb. 4: Individuelle Trefferanzeige
Ergebnisse verteilen, speichern, weiterempfehlen

Suchmaschinen differenzieren sich durch ein weiteres Merkmal, nämlich den Möglichkeiten, die sie anbieten, um Treffer und Trefferlisten weiterzuverarbeiten. Ein Suchausdruck kann durchaus komplex werden und sollte aus diesem Grunde wiederverwendbar gespeichert werden können. Ebenso sollte es möglich sein, Trefferlisten oder einzelne Treffer an andere Benutzer weitersenden, kommentieren oder empfehlen zu können. Beispiel einer Empfehlungshinweises zu einem gespeicherten Suchausdruck: „Der folgende Suchausdruck: DirectInfo AND Suchmaschine OR Volltextsuche AND FUZZY (Oracle) liefert eine sehr gute Trefferliste zum Thema ,unternehmensweite Suchmaschinen'“.

Integration in bestehende Anwendungen und Portale

Integrationsmöglichkeiten in bestehende Anwendungen, Systemlandschaften und Portale sind auch heute noch nicht immer gegeben. Insbesondere wenn es das Bestreben ist, ein einheitliches Suchportal für alle Informationen anzubieten, ist eine Integration in eine heterogene Landschaft unabdingbar. So lässt sich beispielsweise DirectInfo in vorhandene DMS, CMS, ECM, Datenbanken oder auch Portallösungen wie MS Sharepoint Server integrieren, was Referenzprojekte bestätigen.

Zugriffsberechtigungen und gezieltes Publizieren

Zugriffsberechtigungen dürfen nicht erst beim Öffnen von Dokumenten, sondern müssen bereits bei der Suchanfrage überprüft und durchgesetzt werden. Dafür sorgt in Semantecs Lösung ein eigener „Permission Crawler“, der die Berechtigungen jeder einzelnen Information bereits beim Indizieren speichert und entsprechend schon bei der Suche selbst berücksichtigen kann.

Benutzer, Benutzergruppen und deren Rechte sollten aus Standardlösungen wie Active Directory oder anderen LDAP-Diensten auslesbar sein. Darüber hinaus ist es überaus hilfreich und zeitsparend, wenn die Suchmaschine über Mechanismen verfügt, die es erlauben, einen Treffer direkt aus der Trefferliste heraus anderen Benutzern oder Benutzergruppen zur Verfügung zu stellen oder vor deren Zugriff zu schützen. Ein Aspekt, der das gezielte Publizieren von Informationen erlaubt.

Skalierfähigkeit

Die eingangs erwähnte, wachsende Informationsflut erfordert eine ausgesprochene Skalierfähigkeit von Suchlösungen. Nicht selten wächst das Datenvolumen sprunghaft durch Einbinden neuer Informationsquellen, neuer Unternehmensbereiche oder durch Fusionen und Partnerschaften mit anderen Unternehmen. Aus diesem Grund ist ein gewissenhafter Blick auf die zugrunde liegende Infrastruktur einer Suchmaschine angeraten. Proprietäre Lösungen lassen hier zumindest ein Fragezeichen offen.

Skalieren ist allerdings nicht nur eine Frage der technischen Voraussetzungen, sondern auch des Preises. In der Preisgestaltung unterscheiden sich die Suchmaschinenhersteller enorm. Sowohl was den Preis selbst als auch das Lizenzmodell betreffen. Ein volumenbasiertes Lizenzmodell birgt ein hohes Risiko explodierender Preise, wohingegen die Anzahl der Benutzer sich in der Regel moderater und planbarer verändert.

Wissensmanagement?

„Habe ich mit einer Suchmaschine bereits ein Wissensmanagementsystem?“ Sicherlich nicht, aber Sie haben eine gute Basis, um darauf Mehrwertdienste im Sinne eines Wissensmanagements aufzubauen. Das Besondere einer Suchmaschine sind die Einfachheit der Konzepte, die ohne Trainingsaufwand verstanden werden, sowie der Mehrwert der bereits „out of the box“, das heißt, ohne weiteres Zutun und ohne Veränderung der existierenden Umgebungen, zur Verfügung steht.

Die Konzepte Suchmaschine und Wissensmanagement sind komplementäre Konzepte. Die Frage, die sich Investoren heute stellen, ist die der Absorptionsfähigkeit ihrer Unternehmen. Wie viele neue Konzepte kann eine Organisation im gegebenen Zeitraum gemäß der Formel „Mehrwert = Nutzen – Kosten“ tatsächlich umsetzen. Hier erschließt sich ein Unternehmen sicherlich schneller einen Mehrwert durch unternehmensweite Suchmaschinen und ihrer bekannten Konzepte und einfachen Bedienung als durch die Einführung eines Wissensmanagements, auch wenn dieses letztendlich das Potenzial zu noch höherem Mehrwert hat.

Ausblick

Suchmaschinentechnologie entwickelt sich momentan rasant fort und es tun sich immer neue Einsatzbereiche, technische Möglichkeiten und Perspektiven auf. Nachfolgend nur eine kurze Auflistung von Themen, die alleine bei der Firma Semantec anstehen oder bereits in Entwicklung sind:

  • Suchen nach Funktionen und Services in einer serviceorientierten Architektur (SOA)
  • personalisierte Trefferlisten auf Basis von Benutzerverhalten
  • DataWarehouse-Aspekte für unstrukturierte Information
  • automatische Inhaltsangaben und Zusammenfassungen von Dokumenten
  • automatisches Kategorisieren und Clustern von unstrukturierten Informationen
  • Fragen beantworten wie „Wer ist Kanzler von Deutschland?“ Ergebnis „Angela Merkel“
Fazit

Unternehmensweite Suchmaschinen reduzieren den Aufwand zur Informationsbeschaffung, in dem sie den Einsatz komplexer Anwendungen für diesen Zweck überflüssig machen. Suchmaschinentechnologien vereinfachen es, den Informationsbedarf zu formulieren, Prozeduren zur Informationsbeschaffung auszuführen und Fragestellungen zu beantworten. Es ist heute schon zu erkennen, dass Suchmaschinentechnologien den Prozess der Informationsbeschaffung tief greifend verändern werden.

Armin Singer, Dipl. Ing. techn. Informatik, ist Geschäftsführer der Semantec GmbH. Sie können ihn unter singer[at]semantec.de erreichen.
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