Auch IT-Administratoren arbeiten agil

Doppelrolle Teamleiter/Kanban-Coach ist spannend

Für mich als Teamleiter hat sich jedoch auch einiges geändert. Bevor wir Kanban einsetzten, war ich die Instanz, die alleine für die Verteilung der Aufgaben zuständig war. Jetzt organisiert sich das Team diesbezüglich selbst und meine Aufgabe besteht nun darin, dafür zu sorgen, die Aufgaben zu organisieren und zu priorisieren. Wie und von wem die Aufgabe erledigt wird, entscheidet das Team. Passt das mit dem klassischen Bild einer Führungskraft zusammen? Definitiv, denn wenn man sich die existierenden Führungsstile ansieht, hat sich der „unternehmerische Führungsstil“ als einer der besten entwickelt. Unter dem „unternehmerischen Führungsstil“ versteht man, dass das Ziel und der Weg vom Mitarbeiter bestimmt wird – genau das also, was das agile Arbeiten auszeichnet.

Dokumentation „leicht gemacht“

Ich habe schon viele IT-Landschaften in unterschiedlichen Unternehmen kennengelernt – eines war bei allen gleich: die schlechte Dokumentation. Nach Kanban soll man „so wenig wie möglich, jedoch so viel wie nötig“ dokumentieren. Mit diesen Kriterien habe ich das Team gebeten, eine gute Lösung zu finden, wie wir zukünftig dokumentieren wollen. Das Ergebnis kann sich sehen lassen:

  • Ein internes Blogsystem erlaubt es uns, schnell und unkompliziert neue Einträge zu dokumentieren
  • Zeit und Verfasser werden automatisch festgehalten
  • Ein neuer Eintrag kann mit einem Desktopprogramm in Sekunden erstellt werden

Mit einer so flexiblen Lösung kann innerhalb von Sekunden dokumentiert werden, was dazu führt, dass man die Lösung auch wirklich nutzt. Die Karten des Kanban Boards dokumentieren nebenbei automatisch, woran gearbeitet wurde.

Blockkarten verhindern Wartezeiten

Ein bei uns häufig aufgetretenes Problem ist, dass eine Aufgabe nicht erledigt werden konnte, weil wir auf Feedback von anderen oder auf Lieferungen angewiesen waren. Hierfür gibt es so genannte „Block“-Karten. Auf diese schreibt man den Grund für die Blockade sowie die Startzeit und klebt die Karte über die eigentliche Aufgabe. Dann kann man einem Kollegen behilflich sein und/oder sich einer neuen Aufgabe widmen. Spätestens in den Retrospektiven schauen wir uns diese Blockkarten an und versuchen die Ursache zu beheben, was unseren Fluss sehr erhöht hat – warten ist langweilig und nicht zufriedenstellend. Mögliche Ursachen sind z. B.: Die Karte war zu groß gefasst und sollte in Zukunft in mehrere unterteilt werden… oder … Ein Spezialist für bestimmte Aufgaben fehlt im Team.

Die interne IT arbeitet bereits in dieser Startphase effizienter und ungestörter – Wir werten das als vollen Erfolg und setzen auf Kanban für unser Team. „Natürlich nur solange uns nicht noch was Besseres einfällt; ganz im Sinne der Verbesserung selbstlernender Teams und dem Wunsch jedes Menschen, immer noch besser zu werden.

Kai Lippok betreut als Teamleiter der internen Systemadministration bei der XING AG (www.xing.com) die Netzwerk- und Serverinfrastruktur sowie den Help Desk der drei XING-Standorte. Er verfügt über langjährige Erfahrung im IT-Bereich durch seine Aufgaben als IT-Consultant und Anwendungsentwickler.

Susanne Reppin ist Agiler Coach, Kanban-Coach, Scrum Master und Senior Projektmanagerin bei der XING AG. Die agile Softwareentwicklung ist die Erfüllung vieler ihrer Hoffnungen für Teams und Unternehmen und deren Aufgaben.

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