Agilität durch Lernen

Zwei Modelle zur Besetzung des Reflecting Teams sind denkbar:

Variante A: Das Reflecting-Team besteht aus externen Beratern mit Feldkompetenz, die in der Methode geschult sind (und sich auch mit der Durchführung von IT-Projekten auskennen). Da diese Berater von Extern hinzugezogen werden, entstehen zusätzlichen Kosten, die im Projektbudget berücksichtigt sein wollen. Diese Variante bietet sich vor allem dann an, wenn noch nicht viele Erfahrungen mit dieser Methode vorliegen oder explizit eine Neutralität im Sinne der Allparteilichkeit des Reflecting-Teams gewünscht ist.

Variante B: Das Reflecting-Team besteht aus internen Mitarbeitern, die in parallel laufenden Projekten eingebunden und in der Methode geschult sind. Die Auswahl der Mitarbeiter für das Reflecting-Team erfordert eine wohl überlegte Sorgfalt.

Durch die Einführung von Reflecting- Teams in Projekte und Organisationen wird sich aller Wahrscheinlichkeit nach die Haltung der Mitarbeiter sowie die Projekt- bzw. Unternehmenskultur verändern. Es werden schneller Lösungsideen für Projektteams generiert, die von ihnen dann bewertet und ggf. umgesetzt werden.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass im Sinne des Double Loop Learnings nicht nur die Handlungen sowie die Rahmenbedingungen bei der Optimierung der Ergebnisse berücksichtigt werden, sondern über die Reflexion durch ein außenstehendes Team eine zusätzliche Beobachtungsebene und Außenperspektive erzeugt werden kann. Der Projektbegleiter sowie das Projektteam können somit zusätzliche Informationen erhalten, die ohne eine solche Reflexion nicht zugänglich wären. Diese Art der Lernbereitschaft ermöglicht es auch, darüber nachzudenken, an welchen Punkten der Kunde im Sinne der Perspektivenvielfalt und Beteiligung in das Reflecting-Team mit eingebunden werden kann und auch sollte.

Reflecting-Teams in agilen Projekten

Die Einbindung von Double Loop Learning und von Reflecting-Teams bietet sich in agilen IT-Projekten geradezu an. Zwar sind tägliche Meetings (wie das Daily Scrum) oder die Reviews der einzelnen Iterationsphasen (Sprint-Review) eher ausgerichtet an einem eindimensionalen Lern- und Optimierungsprozess, der auf die einzelnen Handlungen abzielt. Darüber hinaus fordern Vorgehensweisen wie Scrum eine Reflexion in Form einer Retrospektive ein. Eine Retrospektive hat das Ziel, aus dem jeweiligen Sprint zu lernen und hat einige Parallelen zur Methodik eines Reflecting-Teams. Nicht nur die wertfreie Betrachtung einer Iteration, sondern auch die Fragestellung nach Optimierungspotenzialen sind die jeweiligen Ziele. Eine solche Retrospektive mit einem Reflecting-Team durchzuführen, bietet die Chance über die Reflexion zusätzliche Beobachtungen und Wahrnehmungen durch eine Außenperspektive zu erhalten, die somit zusätzliche Informationen für die Optimierung der Projektprozesse bereithalten können. Dies kann nicht nur auf der Produktebene eine bessere Ergebnisqualität bedeuten, sondern darüber hinaus auf der Teamebene ein intensiveres Lernen aus den Situationen und eine Zunahme von Innovation in den Projekten. Bemerkbar wird dies an den besser ausgebildeten Projektmitarbeitern, durch ihre Lern- und Methodenkompetenz sowie gereifte Persönlichkeit. In späteren Projekteinsätzen sind positive Synergieeffekte daher sehr wahrscheinlich.

Eine solche Methodik einzuführen, mit Unterstützung von außen zu lernen und auch den Kunden bzw. Stakeholder des Projekts in diese Lernprozesse einzubeziehen, kann ein wichtiger Schritt für die Optimierung agiler Vorgehensweisen sein.

Michael Tute ist Inhaber einer psychologischen Organisationsberatung in Bremen. Seine Beratungs- und Trainingsschwerpunkte liegen in den Bereichen Projektmanagement, Team- und Organisationsentwicklung. Vor seiner Selbstständigkeit arbeitete er u. a. als wissenschaftlicher Mitarbeiter im Bereich der Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Bremen und in einer Unternehmensberatung. Im Ausbildungsprogramm zum Senior Professional Project Manager (SPPM) der Projektmanagement Akademie von ManagementCircle führt er als Experte das Seminar „Psychologie für Projektleiter“ durch. Michael Tute ist Spezialist in der Initiative solutionEXPERTS.

Johannes Wiethölter ist Projektleiter bei der HEC GmbH und Mitinitiator des Netzwerks solutionEXPERTS und hat in dieser Funktion mit der Besetzung von Teams und Spezialisten in Kundenprojekten zu tun. Es gilt dabei nicht nur, die verschiedenen fachlichen Aspekte auf ein Projektteam abzustimmen, sondern auch die verschiedenen Persönlichkeiten für ein Kundenumfeld passend zu benennen. Dies hat nicht nur viel mit Persönlichkeitsfaktoren zu tun, sondern ist auch immer ein Lernprozess aller Beteiligten. Zusammen mit Michael Tute werden über die Initiative solutionEXPERTS Kunden im Umfeld von Organisationentwicklung beraten.

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