Wertvolle Infos richtig verwalten und effizient nutzen

Unstrukturierte Daten – was tun?

Javier Cabrerizo, Senior Director Enterprise Content and Collaboration Services, Oracle EMEA

Das Management unstrukturierter Daten fristet in vielen Unternehmen ein Schattendasein. Dabei sind in diesen Informationen oft wahre Schätze verborgen, die mit entsprechenden Content-Management-Systemen leicht gehoben werden könnten.

Mit der rasanten Zunahme des PC-Einsatzes seit Beginn der 90er Jahre hielten Dokumenten-Managementsysteme Einzug in Unternehmen. Denn nur damit konnten die riesigen Informationsmengen, die von den Anwendern erzeugt wurden, auch verwaltet werden. Es folgte die Entwicklung von Suchmaschinen, denn mit der Verwaltung allein war es nicht getan: Die unternehmensrelevanten Daten auf den zahlreichen PCs der Nutzer, in unterschiedlichen Anwendungen und in heterogenen Systemen mussten schließlich wiedergefunden werden.

Die wachsende PC-Nutzung hatte allerdings noch eine weitere Konsequenz: Immer mehr Inhalte wurden nun außerhalb traditioneller Anwendungen und Datenbanken generiert – damit entstand der Begriff der „unstrukturierten Daten“.

Darunter werden Informationen verstanden, die nicht in einem strukturierten Datenbank- oder Tabellenkalkulationsformat abgelegt sind. Zu dieser Kategorie zählen beispielsweise E-Mails, Fotos, Präsentationen oder Audiodateien. Die Marktforscher der Butler Group schätzen, dass heute rund 85 Prozent aller gespeicherten Daten in Unternehmen aus solchen unstrukturierten Informationen bestehen. Die Herausforderung für Unternehmen, Behörden und Organisationen heißt nun, effektive Systeme einzuführen und Methoden zu etablieren, um diese Datenflut zu kanalisieren und sinnvoll verwalten zu können. Die Fähigkeit, diesen „Datenschatz“ zu heben und zu nutzen, kann entscheidende Wettbewerbsvorteile bringen. Die dafür unabdingbare Voraussetzung ist ein strategischer, unternehmensweiter Ansatz.

Fehlender Durchblick

Eine Studie der International Data Corp (IDC) im Auftrag von Oracle hat ergeben, dass Unternehmen ihre unstrukturierten Daten zu wenig nutzen. Der Grund liegt in mangelnden IT-Lösungen. Die IDC-Analyse basiert auf 527 Telefoninterviews mit erfahrenen IT-Managern aus den sieben europäischen Ländern Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Niederlande, Schweiz und Spanien.

Ein auffälliges Ergebnis der Studie vorab: In vielen Ländern Europas sind „unstrukturierte Daten“ für IT-Verantwortliche ein Fremdwort. Europaweit konnten rund ein Drittel der Befragten den Begriff nicht einordnen – in Deutschland waren es gar 44 Prozent.

Die Auswertung der Antworten von IT-Managern mit Know-how in Sachen unstrukturierte Daten ergab, dass 63 Prozent die Kommunikation über E-Mails als Hauptursache für das Entstehen unstrukturierter Daten sehen. Dabei geben 86 Prozent der Interviewpartner in dieser Gruppe zu, dass die meisten Informationen in ihrem Unternehmen über E-Mail ausgetauscht werden – und dass E-Mails die wichtigste Informationsquelle sind, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen. Manche bezeichnen ihr E-Mail-System gar als „De-facto-Content-Management-System“ für die Mitarbeiter.

Dieser Mangel an Kenntnis kann ins Auge gehen – auf jeden Fall ist er dem Geschäftserfolg nicht zuträglich. Fehlt es am richtigen Verständnis dafür, welche wertvollen Informationen sich in unstrukturiertem Content verbergen, bleibt ein Großteil unternehmenskritischer Informationen ungenutzt – und ihr wahres Potenzial wird niemals erkannt.

Geschrieben von
Javier Cabrerizo, Senior Director Enterprise Content and Collaboration Services, Oracle EMEA
Kommentare

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.