Unstrukturierte Daten - was tun? - JAXenter

Unstrukturierte Daten – was tun?

Als Messlatte dafür, wie ernst ein Unternehmen die Organisation unstrukturierter Daten nimmt, dienen für IDC die jeweiligen Investitionen. Und diese sind eher bescheiden. So zeigt die Studie zwar, dass 60 Prozent der Befragten ihre Mitarbeiter in Sachen „Sicherheit“ und „Verbesserung der Informationsqualität“ weiterbilden, doch sieht man genauer hin, wird das Bild unscharf. Denn bei der detaillierten Untersuchung der Frage, wer ausgebildet wird und in welchem Bereich, stellt sich heraus: Weiterbildung findet in erster Linie im Bereich Technologie statt. Für 15 Prozent der Unternehmen haben Schulungen in Sachen „IT im Allgemeinen“ und „Neue Systeme“ Priorität. Nur ein mageres Prozent der 60 Prozent mit Content-Management-Ambitionen legt Wert auf Weiterbildung im Bereich Dokumentation von Informationen. Damit wird deutlich: Informationshandling, Datenschutz und Verbesserung von Unternehmensprozessen bilden die Schlusslichter im Trainingssegment.

Produktivität steigern

Bis vor Kurzem wurde unstrukturierter Content in Unternehmen vor allem aus defensiven, taktischen Gründen verwaltet: In erster Linie wohl deshalb, um entsprechende Regelungen des Gesetzgebers einzuhalten. Heute wird den Firmen langsam klar, dass die Nutzung dieser Daten auch langfristige Wettbewerbsvorteile bringen kann. Laut IDC haben zwei Drittel der Befragten einen Plan oder sind bereits dabei, unternehmensweites Content-Management zu etablieren. Bei den meisten stehen dabei Produktivitäts- und Performancesteigerungen im Vordergrund, gefolgt von Compliance-Motiven und Records-Management.

Allmählich kristallisieren sich dabei auch die weiteren Vorteile heraus: Unternehmensweites Content-Management schlägt Brücken zwischen den verschiedenen, bislang isolierten Informationsinseln und bildet die Basis für eine wissensbasierte Workforce; die verbesserte Zusammenführung unterschiedlicher Dokumente führt zu höherer Produktivität und reduziert Dubletten; eine entsprechende IT-Infrastruktur reduziert Kosten und steigert die Effizienz im Unternehmen, ohne das Budget durch Gehälter für neue Mitarbeiter zu strapazieren.

Jeder kann profitieren

Über ein unternehmensweites Content-Management lassen sich relevante Informationen auf Knopfdruck erkennen, lokalisieren und abrufen. Entsprechende Systeme eignen sich für alle Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche. Unterschiedlich sind lediglich die Motive für die Implementierung. Für Behörden beispielsweise ist oft der Faktore „Effizienzsteigerung bei gleichzeitiger Kostensenkung“ ausschlaggebend. Traditionell gewachsen sind in diesem Bereich die Datensilos an verteilten Standorten – mit der Konsequenz verbesserungsbedürftiger Kundendienste. Hier kann effizientes Content-Management Antwortzeiten wesentlich verkürzen und den Service generell verbessern, da die Mitarbeiter schnell und einfach Zugriff auf die nötigen Informationen haben.

Vor Herausforderungen anderer Art steht der Finanzsektor: Hier gibt es eine Vielzahl von strengen Vorschriften; die einzuhaltenden gesetzlichen Vorgaben sind komplex und werden laufend erweitert. Eine funktionierende Content-Management-Infrastruktur reduziert nicht nur den Aufwand, der nötig ist, um der Regelflut Herr zu werden, sondern verkürzt auch das Prozedere bei den unvermeidlichen Finanzprüfungen.

Fazit

Content-Management ist wichtig – ansonsten ertrinken Unternehmen in der Informationsflut. Dabei darf das Management unstrukturierter Daten keinesfalls vergessen werden. Entsprechende Tools und eine unternehmensweite Strategie in Sachen Content-Management schaffen dafür die richtige Basis. So hat das Management die Gewissheit, Entscheidungen auf Basis aller relevanten Informationen treffen zu können und hat den Rücken für die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen frei: die Sicherung des Geschäftserfolgs.

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