Storytelling: Was uns die Geschichte lehrt

Das Projekttagebuch schärft den Blick zurück

Es gibt viele Beispiele für Businessgeschichten – und viele gute Gründe dafür, Geschichten zu erzählen, wo man bisher strukturiert analysiert, kontrolliert und formal dokumentiert hat. So kann beispielsweise ein Projekttagebuch die Effektivität der Lessons-Learned-Sitzungen bzw. Retrospektiven verbessern. Der Blick zurück auf das Projekt (bzw. die vergangene Iteration) gelingt damit auch jenen Projektmitgliedern, die sich sonst immer mit der Ausrede „ich kann mich an nichts Bemerkenswertes erinnern“ aus der Affäre ziehen. Besonders viel Spaß macht das Projekttagebuch, wenn es gemeinsam vom gesamten Projektteam oder reihum von jedem einzelnen Projektmitglied fortgeschrieben wird. Damit ist sichergestellt, dass die unterschiedlichen Blickwinkel und Prioritäten aller Projektmitglieder berücksichtigt werden. Wenn das Projekttagebuch öffentlich geführt wird (z. B. auf der Projektwebsite), dann kann auch die Außenwelt den Projektfortschritt verfolgen. Und da Geschichten bekanntlich lehrreich sind, bekommen die Leser vielleicht noch ein paar gute Ideen für die eigenen Projekte geliefert. Natürlich erfordert die Veröffentlichung eines Projekttagebuchs eine gehörige Portion Mut, denn das Projektteam macht sich mit einem offenen und ehrlichen Statusbericht angreifbar („Schaut mal – die haben in der letzten Iteration ihr Ziel nicht erreicht!“). Deshalb ist Mut (neben Selbstverpflichtung, Fokus, Offenheit und Respekt) einer der fünf agilen Grundwerte.

Auf der Suche nach dem.

Gehen wir vom Ende eines Projekts (bzw. einer Iteration) zurück an den Anfang. Zu Beginn eines Projekts muss allen Beteiligten der Sinn und Zweck des Vorhabens verständlich gemacht werden. Nur dann kann man davon ausgehen, dass alle dasselbe Ziel verfolgen. Gesucht wird eine Vision. Die sollte sich kurz und knapp in einem Satz formulieren lassen. Zum besseren Verständnis kann die Vision illustriert werden. Eine beliebte Metapher ist die des Produktkartons. Der wird vom Projektteam für das zu entwickelnde Produkt (d. h. das Projektziel) gebastelt und mit den wichtigsten Funktionen dekoriert – selbst dann, wenn es sich um ein Dienstleistungsprodukt handelt. Auf diese Weise wird der Geschäftswert des Produkts für alle sichtbar. Anstelle eines Produktkartons kann das Projektteam auch einen fiktiven Testbericht des Produkts für ein Fachmagazin schreiben. Oder man erfindet ein Firmen- bzw. Produktporträt für den Wirtschaftsteil einer Tages- oder Wochenzeitung. Das kostet zwar Zeit, macht aber Spaß und führt vor allem zu einem gemeinsamen Verständnis der Projektziele. Das spart dann wieder Zeit, weil die Teammitglieder nicht versehentlich in verschiedene Richtungen laufen.

Sie tun es auch schon!

Es gibt eine Situation in Projekten, in der Sie vermutlich schon heute Geschichten erzählen: dann nämlich, wenn neue Projektmitarbeiter eingearbeitet werden. Die Variante „In diesem Verzeichnis findest du die Projektdokumentation – viel Spaß beim Lesen!“ funktioniert meist nicht, weil den Dokumenten der Kontext fehlt und viel implizites Wissen in ihnen verborgen liegt. Deshalb wird neuen Kolleginnen und Kollegen meist ein Projektmitglied zur Seite gestellt, das die Rolle des Mentors übernimmt. Vor die Aufgabe gestellt, das Projekt verständlich und nachvollziehbar zu erläutern, wählen die meisten Mentoren intuitiv die Erzählform. Über Anekdoten aus der Vergangenheit, die Schilderung von Meilensteinen und das mündliche Protokoll von bemerkenswerten Besprechungen lernt der Neuzugang das, was wirklich wichtig ist: Die Historie des Projekts, die Eigenarten der Projektmitglieder und die Hauptprobleme, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben (und in agilen Projekten mithilfe des Impediment Backlogs kontrolliert und abgearbeitet werden). In Scrum-Projekten haben es Mentoren leichter, denn die verschiedenen agilen Planungsmittel (Product Backlog, Taskboard, Burndown Charts, Impediment Backlog) bilden den roten Faden für die Geschichte des Projekts. Auch die User Stories, mit denen Anforderungen an das Produkt üblicherweise beschrieben werden, sind für sich genommen schon kleine Geschichten. Sie sehen: In der agilen Welt ist Storytelling bereits eine feste Größe.

Erzählen Sie mehr davon

Schließen möchte ich mit einem Zitat, das zugleich Titel eines Buchs von Georg-Volkmar Graf Zedtwitz-Arnim aus dem Jahr 1961 ist: „Tu Gutes und rede darüber“. Diese Losung der Öffentlichkeitsarbeit ist immer noch aktuell, wird aber dennoch in vielen Projekten nicht beherzigt. Es nützt nichts, in einem tollen Projekt ein tolles Produkt zu entwickeln, wenn niemand davon erfährt. Deshalb sollten Sie für Ihr Projekt kräftig die Werbetrommel rühren. Wie aber funktioniert Werbung? Theoretisch ganz einfach: Gute Werbung erzählt immer eine Geschichte. Deshalb wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Erzählen Ihrer persönlichen (Projekt-)Erfolgsgeschichte!

Dipl.-Inform. Holger Koschek arbeitet als Berater und Coach bei der Holisticon AG. Seit 1997 ist er in kleinen bis sehr großen, mitunter auch verteilten internationalen IT-Projekten unterwegs. Aufbauend auf seinen Erfahrungen mit der Architektur und Entwicklung verteilter objektorientierter Anwendungssysteme unterstützt er Unternehmen bei der Einführung agiler Vorgehensweisen sowie der Modernisierung ihrer Softwarearchitekturen. Sein aktuelles Buch „Geschichten vom Scrum“ erschien im Dezember 2009 im dpunkt.verlag.
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