Mit geschäftsprozessorientiertem Anforderungsmanagement zum Projekterfolg

Landkarten dolmetschen zwischen Business und IT

Dr.-Ing. Andreas Bungert, Vorstand Forschung und Entwicklung der ARCWAY AG

Mangelnde Koordination zwischen Business und IT tritt in aktuellen Studien immer wieder als signifikante Projektbremse zutage. Die Problemlösung sehen deutsche IT-Verantwortliche vor allem in groß angelegten Initiativen wie serviceorientierten Architekturen (SOA), Business Service Management und Qualitätsmanagement, so etwa das Ergebnis der Studie „IT at the speed of Business 2007“ der Economist Intelligence Unit (EIU). Egal für welche Initiative sie sich entscheiden, die Weiche für erfolgreiche IT-Projekte wird stets schon bei der Aufnahme der Anforderungen gestellt. Dafür ist eine gelingende Kommunikation zwischen den beiden Bereichen Business und IT richtunggebend. Mit „Business Process Driven Requirements Engineering (BPRE)“ setzt die Berliner ARCWAY AG an eben diesem Punkt an. Das Konzept der HPI-Ausgründung basiert auf visuellen Darstellungen in Form von Landkarten, durch die die bestehenden Sprachbarrieren überwunden werden sollen.

Im Optimalfall versteht sich die Unternehmens-IT als ein interner Dienstleister für Unternehmensführung und Fachabteilungen, der die Aufgabe hat, beide Seite zu beraten – einerseits, wo IT die Geschäftsprozesse optimieren kann, und andererseits, wie sich dies jeweils umsetzen lässt. Mit ihrer Antwort auf diese alles entscheidenden Fragen stellt die IT bereits beim Anforderungsmanagement die Weichen für einen späteren Projekterfolg. Kommt es dagegen zu zeitlichen Verzögerungen und teueren Nachbesserungen, sind dafür meist zwei Gründe verantwortlich zu machen: das Aneinander-Vorbei-Reden von IT- und Fachabteilung und die mangelnde Qualität von Lasten- und Pflichtenheften.

Mündlich und schriftlich mangelhaft

Kommunikationsbarrieren ergeben sich vor allem aus den unterschiedlichen Fachsprachen. Während Fachabteilungen über Prozessabläufe denken und reden, spricht die IT-Abteilung von Systemen, Klassen, Anwendungen und Datenbanken. Prinzipiell können visuelle Modelle dazu beitragen, die Kommunikation über abstrakte Sachverhalte zu erleichtern. Die etablierten grafischen Notationen wie ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) auf der Seite der Fachabteilung und Unified Modeling Language (UML) auf der Seite der IT-Abteilung verbessern allerdings nur die interne Kommunikation, lösen aber nicht das Problem der Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen. In der Praxis nimmt die IT-Abteilung die Anforderungen von der Fachabteilung deshalb meist als Entwicklungsauftrag entgegen, anstatt ihr beratend zur Seite zu stehen.

Bei der Erstellung der erforderlichen Lasten- und Pflichtenhefte wird heute stärker als noch vor einigen Jahren Wert darauf gelegt, die Beteiligten einzubinden, alle Anforderungen zu erfassen und diese auch verständlich zu beschreiben. Dennoch ist das so entstehende Fachkonzept nach wie vor fast immer eine einfache Liste von Anforderungen. Nur selten wird dokumentiert, woraus Anforderungen resultieren und wie sie mit anderen Anforderungen im Zusammenhang stehen. Dieser Mangel macht sich besonders dann bemerkbar, wenn sich im Lauf eines Projektes Änderungen ergeben.

Damit solche Schwierigkeiten vermieden werden, definiert BPRE eine durchgängige Vorgehensweise zur Spezifikation von IT-Projekten, welche die beiden Aspekte Kommunikation und qualitative Lastenhefte adressiert. Dies ist umso wichtiger, wenn IT-Projekte nicht im eigenen Unternehmen, sondern von einem externen Dienstleister umgesetzt werden, der die Geschäftsprozesse naturgemäß weniger kennt als die hausinternen IT-Mitarbeiter. Dazu setzt BPRE auf ein einfaches und anschauliches Landkartenkonzept, das Geschäftsprozesse, Anforderungen und Systemarchitekturen zu einem „Big Picture“ zusammenfügt, Zusammenhänge verdeutlicht und so während der gesamten Projektlaufzeit für den notwendigen Überblick sorgt.

Geschrieben von
Dr.-Ing. Andreas Bungert, Vorstand Forschung und Entwicklung der ARCWAY AG
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