"Ja, ja, Chef – wird erledigt!"

Henning Wolf

Letzten Donnerstag dachte sich der Chef, dass er mal wieder eine Runde durch die Abteilung dreht. Als er Horst Fuchs sieht, fällt ihm etwas ein: „Herr Fuchs, ich bräuchte unbedingt noch einmal ein Konzept für das Wendeking-Projekt, können Sie mir das erstellen?“ „Ja, na klar, das mache ich, Chef.“, antwortet der Fuchs.

In der Kaffeeküche steht Anita Hose und unterhält sich mit der neuen Kollegin. Da fällt dem Chef wieder etwas ein: „Frau Hose, mir fehlt noch ihre Aufstellung der Projektaufwände für den April“, Frau Hose guckt immer so erschrocken. Sie sagt: „Oh, ja. Die können Sie bekommen, wahrscheinlich schon morgen.“ Ihr Gespräch mit der Neuen scheint abgeschlossen und die beiden gehen. Der Chef nimmt sich einen Kaffee und schaut als Letztes noch einmal nach nebenan ins Büro von Klaus Petersen. Auch für ihn hat er noch eine Aufgabe: „Klaus, ich habe hier zwei kleinere Aufträge für Veränderungen am Webportal.“ Klaus Petersen nimmt den Ausdruck mit der Aufgabenbeschreibung. Er sagt aber nichts. Der Chef: „Das müsste Dienstag umgesetzt sein, damit es ins nächste Release kann.“ Herr Petersen nickt und sagt „O.K.“. Ziemlich gut gelaufen für den Chef heute, oder?

Eine Woche später: Der Chef war zwischendurch auf einer Vorstandsklausur, es ist wieder Donnerstag. Nach kurzem Durchsehen seiner Mails ruft er Herrn Fuchs, Frau Hose und Herrn Petersen ins Büro: „Ich habe Sie alle letzten Donnerstag noch um die Erledigung von Aufgaben gebeten, wie sieht es damit aus?“ Herr Fuchs fängt an: „Das Konzept liegt in Ihrer Mail, Chef.“ Chef: „Das habe ich gesehen, aber welcher Teufel hat Sie geritten, dass es einen Umfang von 50 Seiten bekommen hat? Dafür fehlt das Konzept für das Sommerbusch-Projekt!“ Fuchs: „Aber Sie wollten doch das Wendeking-Projekt zuerst oder nicht? Und woher sollte ich wissen, wie ausführlich Sie es denn gerne hätten?“ Chef: „Dann fragen Sie doch nach, Herr Fuchs! Und Sie, Frau Hose, was haben Sie für die Aufstellung der Projektaufwände liegenlassen?“ Frau Hose: „Nichts, aber es fehlen in der Aufstellung noch die Aufwände der Externen, die sind noch nicht da, das hatte ich Ihnen ja dazugeschrieben. Die Aufwände vom Vormonat hatte ich auch noch nicht, die bearbeite ich aktuell.“ Chef: „Wir haben die Märzaufstellung noch nicht?“ Frau Hose: „Nein, Sie wollten doch den April zuerst, oder hatte ich Sie falsch verstanden?“ Der Chef sieht schon ein wenig verzweifelt aus, reißt sich aber zusammen: „Klaus, sind die beiden Veränderungen noch ins Webportalrelease eingegangen?“ Klaus Petersen: „Nein, tut mir leid, aber das war doch nicht mehr zu schaffen. Dafür hatte ich noch zu viel Anderes auf dem Zettel. Tut mir leid. Hatte ich mir auch fast schon gedacht, aber ich wollte es doch für dich zumindest versuchen. Hätte ja vielleicht klappen können.“ Doch nicht so gut gelaufen für den Chef! Und für die Mitarbeiter auch nicht.

Perspektivenwechsel: Warum ein Ja nicht immer die beste Wahl ist

Was hier entstanden ist, kann man getrost als das Gegenteil einer Win-Win-Situation bezeichnen: Der Chef hat nicht das erhalten, was er wollte. Auf der anderen Seite haben seine Mitarbeiter sich alle erdenkliche Mühe gegeben und bekommen trotzdem noch Ärger. Der Grund dafür liegt in allen drei Fällen darin, dass die Kollegen Fuchs, Hose und Petersen etwas zugesagt haben, was sie nicht halten konnten. Sie haben zu ihrem Chef „Ja“ gesagt, obwohl ein klares „Nein“ angebracht gewesen wäre.

Nun ist es in vielen Situationen nicht möglich, einfach „Nein“ zu sagen – z. B., weil es vom Chef als Arbeitsverweigerung aufgefasst würde. Für solche Fälle bieten sich die folgenden Strategien an:

Qualifiziertes Nein : „Ich möchte diese Aufgabe nicht übernehmen, weil ich so etwas noch nie gemacht habe und deshalb sicherlich viele Fehler produzieren würde. Dafür benötige ich zuerst eine Fortbildung.“ So bekommt der Chef nicht einfach nur ein Nein vor den Latz geknallt, sondern er erfährt auch den Grund. Wenn er diesen nicht akzeptiert, lässt sich darüber diskutieren. Und im Zweifelsfall muss ihm klar sein, dass die Aufgabe nur mit Bauchschmerzen übernommen wird.

Kuhhandel, bei dem die neue Aufgabe mit einer bestehenden Aufgabe getauscht wird: „Ja, ich kann die Aufgabe übernehmen – aber nur, wenn im Gegenzug jemand anders für den Rest der Woche meine Aufgaben im Entwicklerteam übernimmt. Beides ist leider nicht zu schaffen.“ Auch hier macht man deutlich, dass man die Aufgabe nicht aus Faulheit ablehnt, sondern weil man überlastet ist. Und gleichzeitig gibt man dem Chef die Gelegenheit, die Aufgaben zu priorisieren.

Bedingungen stellen: „Ja, ich erarbeite die Aufstellung, aber ich kann mir dafür nur einen halben Tag Zeit nehmen. Es kann also sein, dass die Aufstellung nicht ganz so detailliert sein wird wie beim letzten Mal.“ Vielleicht wird der Chef die Aufgabe jetzt lieber jemand anders übertragen, wenn er den Bericht eben doch detailliert haben möchte. Und falls nicht, darf er nicht überrascht sein, dass er eben nur Good-enough-Quality bekommt.

Weitere Informationen erbitten: „Was genau soll da getan werden, und wer könnte diese Aufgabe noch übernehmen?“ Häufig stellt sich dabei heraus, dass auch jemand anders die Aufgabe erledigen kann (der besser geeignet ist oder mehr Zeit hat) oder dass noch gar nicht geklärt ist, worin genau die Aufgabe eigentlich besteht.

Zeit gewinnen: „Ich muss mich darüber erst mit meinem Team abstimmen und gebe Ihnen morgen Bescheid.“ In der gewonnenen Zeit lässt sich in Ruhe überlegen, ob und unter welchen Bedingungen man die Aufgabe erledigen kann.

Delegieren: „Ich werde das an den neuen Kollegen weitergeben.“ Wenn auch ein anderer Kollege, der mehr Zeit hat, die Aufgabe übernehmen kann, dann sollte er das auch tun. Wichtig ist, dass die Aufgabe mit samt der Verantwortung delegiert wird und nicht ständig nach Zwischenergebnissen gefragt wird. Sonst lässt sich durch Delegieren keine Zeit gewinnen.

Hilfe zur Selbsthilfe: „Ich mache das gemeinsam mit unserem Produktmanager – dann kann er es beim nächsten Mal allein. Aber dabei muss ich Überstunden machen, die ich im Juli abbummeln möchte.“ Auch wenn das Einarbeiten von Kollegen zuerst einmal zusätzlichen Aufwand bedeutet, rechnet sich dieser langfristig, weil so verhindert wird, dass man Monat für Monat dieselbe Aufgabe zugewiesen bekommt, die man eigentlich nicht schaffen kann.

Bei all diesen Strategien geht es nicht darum, Ausreden dafür zu finden, wie man unbeliebte Aufgaben ablehnen kann. Vielmehr sollte man es sich zur eisernen Regel machen, nur so viele Aufgaben anzunehmen, wie man auch schaffen kann – und diese dann im Gegenzug auch immer pünktlich und in der geforderten Qualität abliefern. Nur so kann ich meinen Chef langfristig zufriedenstellen. Denn was nützt es ihm, wenn er die Aufgaben zwar vordergründig vom Tisch hat, er sich aber nie wirklich sicher sein kann, ob sie auch wirklich erledigt werden?

Und der Chef? Was kann er tun, um die Situation zu verbessern? Seine Aufgabe an dem Ganzen ist mindestens genau so schwierig wie die seiner Mitarbeiter. Denn er hat dafür zu sorgen, dass eine Atmosphäre entsteht, in der es erlaubt ist, „Nein“ zu sagen und Ehrlichkeit belohnt wird!

Geschrieben von
Henning Wolf
Dipl.-Inform. Henning Wolf ist Geschäftsführer der it-agile GmbH in Hamburg. Er verfügt über langjährige Erfahrung aus agilen Softwareprojekten (XP, Scrum, FDD) als Entwickler, Projektleiter und Berater. Er ist Autor der Bücher „Software entwickeln mit eXtreme Programming“ und „Agile Softwareentwicklung“. Henning Wolf hilft Unternehmen und Organisationen agile Methoden erfolgreich einzuführen.
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