Im Auge des Prozesses: Wie ein Comic im Angebotsprozess hilft

Isabell Ehnert, Lukas Pohl, Marvin Weber

©Shutterstock / Cartoonresource

Zahlreiche involvierte Personen, verschiedene Abteilungen und Partnerunternehmen, knappe Deadlines vom Auftraggeber, diverse unterstützende IT-Systeme – diese und weitere Faktoren machen die Angebotserstellung zu einer komplexen Herausforderung für Unternehmen. Ein strukturierter Angebotsprozess ist daher unumgänglich. Ohne eine entsprechende Akzeptanz und ohne ein unternehmensweites Verständnis bringt ein solcher Prozess aber nur wenig Erfolg. Ein Comic kann bei der erfolgreichen Prozessumsetzung helfen.

Zu Beginn jedes Monats gibt es zwei so genannte Welcome Days. An diesen Tagen werden neue Mitarbeiter mit der Kultur, Ansprechpartnern und Prozessen des Unternehmens vertraut gemacht. Die Vermittlung des Wissens an diesen beiden Tagen soll möglichst interaktiv und aktivierend stattfinden, ohne große PowerPoint-Berieselungen. Einen Teil des Welcome Days gestaltet das Proposal-Management. Denn der im Welcome Day vorgestellte Angebotsprozess involviert zahlreiche Abteilungen im Unternehmen und wird zum Erstellen von umfangreichen und unternehmenskritischen Angeboten eingesetzt. Daher sollen auch die neuen Mitarbeiter möglichst schnell mit dem Prozess vertraut sein. Aber wie lässt sich ein formaler Prozess möglichst innovativ und nachhaltig vermitteln? Und das innerhalb von nur einer Stunde und noch dazu im Rahmen einer detaillierten Einführungsveranstaltung, bei der neue Mitarbeiter mit zahlreichen weiteren neuen Themen vertraut gemacht werden sollen?

Üblicherweise ist ein Comic durch die Kombination von Text, Bild und grafischen Symbolen sowie die Repräsentation von Charakteren gekennzeichnet [1]. Es kann Vorgänge einfach darstellen. Diese vereinfachte Darstellung eines komplexen Prozesses hat sich die adesso AG mit der Visualisierung seines Angebotsprozesses zu Nutze gemacht. Die Umsetzung hat das Proposal-Management übernommen. Neben der Begleitung der Angebote durch den Angebotsprozess stellt das Proposal-Management die notwendige Qualität und den Kundenfokus der Angebotstexte sicher und unterstützt die über 1 800 Kollegen durch interne Schulungen sowie Coachings.

Die Möglichkeiten, Wissen zu vermitteln, zu lehren und zu lernen haben sich in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Traditionelle Lehrmethoden müssen sich den Gegebenheiten anpassen, dass Informationen nur noch einen Klick entfernt sind [2], [3]. Theoretische Wissensvermittlung mithilfe eines Foliensatzes führt in den meisten Fällen dazu, dass Kursteilnehmer die Informationen nicht aufnehmen. Studien zeigen darüber hinaus, dass Menschen besser durch Wiederholung und so genanntes Learning by Doing Wissen verinnerlichen [4]. Natürlich lassen sich innerhalb einer Einführungsveranstaltung kaum Aufgaben stellen, die einen tiefen Einblick in den alltäglichen Umgang mit dem Angebotsprozess geben. Allerdings kann die Wahl des Mediums schon bei der Wissensvermittlung einen entscheidenden Aspekt beitragen.

Die Idee, den Prozess möglichst realitätsnah und anhand von Bildern darzustellen, war im Proposal-Management dadurch früh gesetzt. Ein paar Bilder zu schießen, ist auch recht einfach. Es ist aber umso herausfordernder, anhand von Bildern eine Story zu erzählen, die Wissen rund um einen Unternehmensprozess vermittelt. Auch wenn eine formale Prozessbeschreibung im Unternehmen bereits existierte, kann diese, auch angereichert durch Bilder, nicht in 60 Minuten nachhaltig und vollständig vermittelt werden. Ideen wie „Lasst uns doch nur die wichtigsten Schritte des Prozesses zeigen!“, „Das muss ja auch etwas Spaß machen!“ oder „Wir könnten Sprechblasen nutzen?“ führten letztlich zum Wunsch, das Wissen rund um den Angebotsprozess in Comicform zu vermitteln.

Von der Idee zum Comic

Im Internet finden sich diverse Tools zur Erstellung von Comics. Diese wandeln Bilder oder Fotos in ein typisches Design um und erlauben das Hinzufügen von Sprechblasen, Gimmicks und anderen Effekten (Abb. 1). Das ermöglicht einer breiten Masse, auch ohne zeichnerisches Talent, die Erstellung von kleineren Comics.

Abb. 1: Beispiel für die Verwandlung eines normalen Fotos hin zum Comic

Abb. 1: Beispiel für die Verwandlung eines normalen Fotos hin zum Comic

Das Proposal-Management hat sich zunächst ein Storyboard für den Comic überlegt. Dieses beinhaltete, welche Schritte und welche typischerweise in den Prozess involvierten Rollen abgebildet werden sollen. Im Detail hat das Team sich für jeden Prozessschritt einzelne Bilder überlegt. Das Storyboard legte dabei fest, welche Personen mit welcher Handlung pro Bild abgebildet sein sollen.

Um den Comic möglichst realitätsnah zu gestalten und das Verständnis des Prozesses zu erleichtern, werden die einzelnen Rollen im Comic von Personen abgebildet, die diese Aufgabe im Unternehmen auch tatsächlich wahrnehmen und über einen entsprechenden Bekanntheitsgrad verfügen. Bei einem gemeinsamen Fototermin wurden die Fotos anhand des Storyboards erstellt und anschließend mittels des verwendeten Comic-Tools umgewandelt. Im nächsten Schritt hat das Team die Bilder um Sprechblasen und weitere Gimmicks ergänzt. Eines der Hauptziele des Comics war die möglichst einfache und nachhaltige Vermittlung eines formalen Geschäftsprozesses. Deshalb sind die einzelnen Bilder entsprechend locker und spaßig aufbereitet (Abb. 2).

Abb. 2: Beispiel für die Art der Darstellung des Comics

Abb. 2: Beispiel für die Art der Darstellung des Comics

Insgesamt ist der Angebotsprozess bei adesso in sieben Hauptschritte untergliedert. Diesen ist im Comic jeweils in eigenes Kapitel gewidmet. Je nach Umfang des Prozessschritts findet sich eine entsprechende Anzahl an Einzelbildern in jedem Kapitel. Zu Beginn des Comics sind die beteiligten Rollen kurz vorgestellt (Abb. 3). Dadurch erreicht der Comic eine sehr hohe Nähe zur vollständigen formalen Prozessbeschreibung und bietet eine gute Möglichkeit, die wichtigsten Punkte kurz kennenzulernen.

Abb. 3: Auszug der im Comic vorgestellten Rollen

Abb. 3: Auszug der im Comic vorgestellten Rollen

Der Comic im Einsatz

Im Ergebnis stellt der Comic den Angebotsprozess auf insgesamt sechzehn Seiten in verkürzter Form dar. Er ist in einem typischen Format DIN A5, farbig, matter Druck zunächst in einer Auflage von 1 000 Stück erschienen (Abb. 4). Neben dem Einsatz im Welcome Day hat der Comic auch Einzug in weitere Schulungen des Proposal-Managements gefunden, in denen Mitarbeiter Wissen rund um die Angebotserstellung vermitteln.

Abb. 4: Das Cover unseres Comics

Abb. 4: Das Cover unseres Comics

Der Comic hat sich als innovative Möglichkeit zur Weitergabe von Wissen im Umfeld von formalen Unternehmensaspekten bewährt. Im Welcome Day teilt das Proposal-Management die neuen Mitarbeiter in Kleingruppen auf. Diese lesen zunächst den gesamten Comic und stellen anschließend eine ihnen zugeordnete Phase des Angebotsprozesses der Gesamtgruppe vor. Die vereinfachte Darstellung hilft dabei, schnell und gezielt Antworten auf Fragen zu finden, die für den Angebotsprozess von enormer Bedeutung sind, wie:

  • Wer entscheidet letztlich darüber, ob sich das Unternehmen an einer Ausschreibung beteiligt oder nicht?
  • Wer nimmt am Kick-off zur Erstellung eines Angebots teil?
  • Was muss ich bei der Kalkulation im Angebotsprozess beachten?
  • Wer unterschreibt das Angebot (Abb. 5)?
  • Wer schickt das Angebot an den Kunden?

 

Abb. 5: Unterschrift für das Angebot einholen

Abb. 5: Unterschrift für das Angebot einholen

Neben dem Einsatz beim Welcome Day oder in Schulungen hilft der Comic auch in Einzelgesprächen mit Mitarbeitern, die das Proposal-Management oder den Angebotsprozess noch nicht kennen. Bevor sie zum ersten Mal an einer Angebotserstellung beteiligt sind, erhalten sie somit einen schnellen Überblick über das Prozessvorgehen.

Wie der Comic ankommt

Das Feedback der Mitarbeiter zum Comic ist sehr erfreulich. Insbesondere die etwas andere Darstellung eines formalen Unternehmensprozesses stößt auf viel Gegenliebe. Auch als Marketinginstrument hat sich der Comic im Unternehmen bewährt. Der Bekanntheitsgrad und die Außendarstellung des Proposal-Managements wurden durch den Comic positiv beeinflusst.

Die Autoren empfehlen, diese Form der Wissensvermittlung selbst einmal zu testen. Durch diverse Tools zur Erstellung von Comics ist das mit relativ einfachen Mitteln möglich. Selbstverständlich unterliegt die gewählte Comicform aber gewissen Grenzen. Ein Comic kann keine detaillierte Darstellung eines umfangreichen Unternehmensprozesses in seiner Tiefe ersetzen. Ein gesamter Prozess mit all seinen Schritten und Verantwortlichkeiten lässt sich mit einem Comic nur schwer abbilden.

Ein Comic dient aber als guter Einstiegspunkt, um für ein erstes Prozessverständnis zu sorgen. Er ist ein Startpunkt für eine tiefergehende Auseinandersetzung mit dem Thema. Das Proposal-Management nimmt eine hohe Nachhaltigkeit in Bezug auf das Prozesswissen bei Kollegen wahr, denen Wissen mit dem Comic weitergegeben worden ist. So hört man im Rahmen von Angebotsprozessen immer wieder Sätze wie: „Denk doch noch mal an den Comic!“ oder „Worauf hat der Angebotsmanager im Rahmen der Kalkulation hingewiesen?“ (Abb. 6).

Abb. 6: Ausschnitt des Kalkulationsprozesses

Abb. 6: Ausschnitt des Kalkulationsprozesses

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Geschrieben von
Isabell Ehnert
Isabell Ehnert
Isabell Ehnert ist im Proposal-Management bei der adesso AG tätig und präsentiert jeden Monat den Comic beim unternehmensinternen Welcome Day. Sie unterstützt außerdem die Line of Business Health.
Lukas Pohl
Lukas Pohl
Lukas Pohl arbeitet seit ca. fünf Jahren im Proposal Management. Er führt fünf bis sechs Mal pro Jahr die zweitägige Schulung mit dem Titel „Erstellung überzeugender Angebotstexte“ durch.
Marvin Weber
Marvin Weber
Marvin Weber ist im Proposal-Management bei der adesso AG tätig und präsentiert jeden Monat den Comic beim unternehmensinternen Welcome Day. Er ist außerdem der direkte Ansprechpartner für Angebote im Bereich Microsoft.
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