Digitale Transformation: Socialize your Business

Erfolgreiche Social Collaboration in Unternehmen

Paul Lajer, Heiko Wenninger

© Shutterstock / Rawpixel.com

Ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation von Unternehmen wird häufig vernachlässigt oder ganz ausgelassen: eine Basis zur Vernetzung, Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeitern zu schaffen – auch für die Entscheidungsträger der jeweiligen Hierarchiestufe. Social-Collaboration-Plattformen können diese Basis schaffen. Sie erfolgreich im Unternehmen zu platzieren, ist jedoch nicht einfach.

Social-Collaboration-Plattformen spielen in der aktuellen und zukünftigen Strategie der Unternehmen eine bedeutende Rolle, speziell innerhalb ihrer internen Kommunikation. Die Herausforderung bestand jedoch darin, dieses Thema von der richtigen Seite zu beleuchten. Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass für die heutige Generation Y Social-Collaboration-Plattformen die Basis für die Vernetzung innerhalb der Unternehmen bilden. Es geht darum, ein virtuelles Expertennetzwerk zu etablieren, Entscheidungen zu treffen oder diese zu diskutieren. Damit greift dieses Thema auch in den Bereich der Führungsmodelle ein. Denn auf Basis einer kooperativen Führung werden zukünftig Entscheidungen mit Unterstützung dieser Plattformen gemeinsam getroffen. Das wird natürlich nur funktionieren, wenn die Geschäftsführung mit gutem Beispiel vorangeht. Unternehmenskultur kann man nicht verordnen, Unternehmenskultur wird vorgelebt – als Teil von Leadership.

Wenn Unternehmen nach ihren Einführungsstrategien von Social-Collaboration-Plattformen befragt werden, erhält man in der Regel die Antwort, dass diese im Rahmen eines großen Big Bangs implementiert und ausgerollt werden. Gemeint sind damit letztlich die Anpassung der grafischen Oberfläche nach Vorgaben der Corporate Identity sowie die Anbindung an den Verzeichnisdienst des jeweiligen Unternehmens, damit die Benutzer mit ihrem Systempasswort oder über eine Single-Sign-On-Funktion die Standardfunktionalitäten der eingesetzten Plattform nutzen können. Meistens verkümmern solche gut gemeinten Systeme zur einfachen Dokumentenablage innerhalb von virtuellen Projekt- oder Teamstrukturen oder werden von den Mitarbeitern ignoriert, da diese nicht als Teil der persönlichen gelebten Unternehmenskultur angesehen werden. Außerdem zählen nicht alle Mitarbeiter zur Gruppe der Generation Y – auch wenn es von Jahr zu Jahr mehr werden. Für die meisten aber bleibt eine solche Einführung unbekannt, da die Verfügbarkeit der Systeme schlicht nicht kommuniziert wird. Die Basis für einen Erfolg liegt jedoch tatsächlich in der Einführung dieser Plattformen.

Nehmen wir als Beispiel die Social-Collaboration-Plattform Confluence von Atlassian. Ursprünglich wurde dieses Produkt als Enterprise-Wiki-Plattform konzipiert. Mittlerweile ist es durch stetige Weiterentwicklung zu einer ernstzunehmenden Social Collaboration Suite ausgebaut worden. Diese Plattform ist eine der weltmarktführenden Suites und bei großen und namhaften Kunden im Einsatz. Im Kern aber bleibt es ein Wiki-System, ein eher langweiliges Tool, um Artefakte abzulegen, mit Schlagworten zu versehen und für die Nachwelt das abgelegte Wissen zu konservieren. Somit ist es ein System, das mehr zu Dokumentationszwecken und damit zur Unterstützung von Prozessen dient, anstatt zur aktiven und dynamischen Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu motivieren. Unternehmen können jedoch unterschiedliche Strategien zur Einführung von Atlassian Confluence konzipieren. Damit bieten sie ihren Mitarbeitern eine geeignete Plattform für eine Kommunikation untereinander an und motivieren sie, diese auch zu nutzen.

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Abb. 1: Möglichkeiten der Einführung von Social-Collaboration-Plattformen

Social Customer Experience: Verstecke die Herkunft der Daten, Prozesse und Workflows

In der heutigen Zeit wird im Rahmen der Softwareentwicklung auf eine hohe Benutzerakzeptanz geachtet, da diese ausschlaggebend für die Benutzung und Frequentierung dieser sein kann. Dies gilt unabhängig davon, ob es dabei um eine Individual- oder ein Standardsoftware geht. Liegt ein Softwarepaket, eine Applikation oder eben eine Social-Collaboration-Plattform mit einer schlechten UX (Nutzungserfahrung oder auch Nutzungserlebnis) oder Usability (Nutzungs- oder Gebrauchstauglichkeit) vor, kann dies die Akzeptanz und somit den Erfolg verhindern. Gerade bei einer Social Collaboration Suite ist das der Anfang vom Ende. Denn die Einstiegshürden sind gerade für ältere Mitarbeiter, die keine Digital Natives sind, sehr hoch. Um dieser Problematik aktiv zu begegnen, besteht ein Lösungsansatz darin, die Funktionalitäten, sowie die abgebildeten Prozesse und Daten von der mitgelieferten grafischen Benutzeroberfläche der Plattform zu lösen. Stattdessen wird diese mit einem leichtgewichtigen UX- oder Frontend-Framework abgebildet, das auf einer aktuellen Technologie, wie einer der zahlreichen am Markt verfügbaren JavaScript-Frameworks basiert. Aufgrund dieser Strategie ist es auch möglich, dass Collaboration-Plattformen ebenso auf mobilen Endgeräten dargestellt werden. Somit sind die Mitarbeiter nicht auf feste Arbeitsplätze beschränkt. Die dazu benötigten Schnittstellen bieten die Collaboration Suites in der Regel selbst.

Best Practice: Kreiere Geschäftswerte

Unternehmen stehen im Zeitpunkt des digitalen Wandels und Transformation unter einem hohen Druck, neue Geschäftsideen zu entwickeln und diese zeitnah zur Marktreife zu bringen. Zahlreiche vielversprechende Geschäftsideen schlummern hierbei in den Köpfen der eigenen Mitarbeiter und werden gänzlich vernachlässigt oder über umständliche Wege abgefragt. Damit die Mitarbeiter motiviert werden, eigene Geschäftsideen einzureichen, wurde eine Lösung konzipiert, deren Schwerpunkt auf der Implementierung einer benutzerfreundlichen und prozessgeführten grafischen Oberfläche lag. Die Basisfunktionalitäten, wie Berechtigungssystem, Single Sign-On, Suche oder Social-Features, wurden durch Confluence im Hintergrund abgebildet, und in die Infrastruktur des Unternehmens eingebettet. Nach der Projekteinführung ist jeder Mitarbeiter in der Lage, neue Geschäftsideen prozessgesteuert zu generieren und diese mit unterschiedlichen Medien und sozialen Features zu ergänzen, z. B. Verschlagwortung oder Profilverknüpfung. Darüber hinaus kann jeder andere Mitarbeiter jede eingereichte Idee bewerten, kommentieren, liken und ebenfalls durch eigene Ansätze ergänzen. So lässt sich einerseits ein loses virtuelles Netzwerk von Experten, andererseits eine soziale Zusammenarbeit für eine konkrete Geschäftsidee über Team- oder Abteilungsgrenzen hinweg generieren. Aufgrund der abgegebenen Bewertungen findet zusätzlich eine Vorselektion durch die Belegschaft für eine konkrete Geschäftsidee statt und kann den Entscheidungsträgern Hinweise auf einen eventuellen Erfolg bei der Markteinführung bieten.

Social Modernization: Verbinde eine bestehende Applikationen mit einer sozialen

Im Rahmen der digitalen Transformation fällt in diesem Zusammenhang auch meistens das Stichwort „IT-Modernization“ – übrigens unserer Erfahrung nach eines der Lieblingswörter von CIOs im Jahr 2015/2016. Gemeint ist damit im Groben, dass bestehende, jedoch veraltete Softwarelösungen durch moderne ersetzt werden. Soweit werden wir hier natürlich nicht gehen, da uns ebenfalls die Hände gebunden wären, wenn wir eine Cobol-Applikation auf dem Host „socializen“ sollten.

In den Unternehmen lassen sich jedoch eine Menge an bestehenden Desktop- oder Webapplikationen identifizieren, die auf einer Java- oder Microsoft-Technologie basieren und z. B. einen Teil eines Kernprozesses abbilden oder diesen unterstützen. Meistens gibt es keine Notwendigkeit, die bestehende Lösung durch eine neue zu ersetzen oder durch bekannte Social-Features programmatisch aufzuwerten, da die Applikation up to date ist und das Nachimplementieren von diesen Social-Features innerhalb der Applikation in keinem Verhältnis von Kosten zu Nutzen stehen würde. Auch wenn Mitarbeiter diese Features gut fänden und dadurch neue Mehrwerte erzeugt werden könnten.

In diesem Fall kann das Einführen einer Social-Collaboration-Plattform als logische Schicht über der bestehenden Applikation eine Lösung sein. Durch bestehende, oder neu zu implementierende Schnittstellen werden Social Suite und Applikation miteinander verbunden. Als einfachste Ausprägung dieses Lösungsansatzes wird lediglich die Anbindung der bestehenden Datenbasis der Altapplikation an die Social Collaboration Suite durchgeführt. Bis auf die Daten müssen somit alle Anforderungen der Altapplikation innerhalb der Suite als neue Prozesse und Workflows nachimplementiert werden. Das zieht einen hohen Aufwand nach sich und kommt daher in der Regel nicht in Betracht. Ein weitaus intelligenterer Ansatz ist, lediglich die grafische Benutzeroberfläche und damit auch die Social-Features der Collaboration Suite zu nutzen. Hierbei bleiben die implementierten Workflows und das Persistieren der Daten weiterhin in der Verantwortung der Altapplikation. In diesem Fall sind der Aufwand und das Risiko gering, da neben den Daten auch die bestehenden und qualitätsgeprüften Prozesse und Workflows unangetastet bleiben. Lediglich das Datenbankmodell muss erweitert werden, damit die neu hinzugekommenen Social-Features, wie Kommentarfunktion, Likes oder eventueller Medienuploads, ebenfalls zum bearbeiteten Datensatz persistiert werden.

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Abb. 2: Lösungsansätze von Social Modernization

Best Practice: Verbessere die Arbeit

Ein stets zeitloses und aktuelles Thema in Unternehmen stellt das betriebliche Vorschlagswesen oder Verbesserungsvorschlagwesen dar. Darin sind alle Mitarbeiter angehalten, Verbesserungsvorschläge zur Optimierung von ökonomischen oder nicht ökonomischen Zielen einzureichen, welche durch die Umsetzung zu Einsparungspotenzialen im Unternehmen führen. Aufgrund der dauerhaften Präsenz dieser Thematik existieren in der Regel Systeme und Applikationen, die über Jahre gewachsen sind und diese für Mitarbeiter als Basis dienen, um die entsprechenden Verbesserungsvorschläge einzureichen. Aufgrund dieser Systeme und der in Datenbanken persistierten Informationen können diese durch verschiedene Stellen oder Bereiche ausgewertet werden. Die Anforderung des Unternehmens bestand in diesem Projekt darin, dass die bestehenden in einer Java-Webapplikation abgebildeten Prozesse und Daten nicht migriert und in eine neue Plattform überführt werden, sondern dass lediglich die Social-Features der Collaboration-Plattform in die Applikation überführt werden sollten. Aus diesem Grund wurden Schnittstellen zwischen der Java-Applikation und Confluence konzipiert und implementiert, sodass in der finalen Version die grafische Benutzeroberfläche und damit alle Social-Features zur Verfügung gestellt wurden. Somit war es nun auch möglich, Verbesserungsvorschläge zu taggen, liken oder zu kommentieren, ohne dabei die Basis zu ändern oder auf andere Systeme migrieren zu müssen. Weiterhin wurden die vorhandenen Konfigurationen, wie Berechtigungs- und Rollenkonzept oder das Single Sign-On, unter der Verwaltung der Altapplikation belassen, sodass auf die erprobten Prozesse kein Eingriff erfolgte.

Social Composition: Bündle ein dynamisches Intranet

Die besten Social-Features nutzen dem Mitarbeiter nichts, wenn er nicht weiß, dass diese im Intranet seines Unternehmens vorhanden sind. Auch wenn der Benutzer den URL zu der jeweiligen Anwendung kennt, ist nicht garantiert, dass er direkten Zugriff auf die Applikation hat. Und selbst wenn der Zugriff auf die Anwendung eingerichtet wurde, wartet oft eine nur schwer bedienbare und für ihn unbekannte Oberfläche. Social Composition ist ein Ansatz zur Bündelung bestehender Social-Features aus diversen Anwendungen in einer zentralen Plattform. Man möchte damit ein ganzheitliches Ökosystem erstellen, in dem sich der Mitarbeiter sofort auskennt und zurechtfindet. Als Basis von Social Composition dient ein zentraler Einstiegspunkt für den Mitarbeiter, den er kennt und täglich nutzt. Dies kann ein persönliches Dashboard sein, das die relevanten Informationen aus den verschiedenen Intranetanwendungen anzeigt. Der Aufruf der unterschiedlichen Intranetanwendungen ist zunächst überflüssig, denn er kann auf dem Dashboard direkt mit den dargestellten Informationen interagieren. So kann er die neuesten Top-News vom Chef kommentieren oder eine Aufgabe aus dem Ticketsystem schließen und zu Dokuzwecken ins Unternehmenswiki übernehmen. Die Systemgrenzen sind hier fließend, und die Daten aus den unterschiedlichen Intranetanwendungen lassen sich übergreifend nutzen. Der Mitarbeiter kann also einfach und schnell an einem zentralen Ort mit den zahlreichen Intranetanwendungen interagieren, ohne auch nur eine Anwendung davon direkt aufzurufen.

Plug-in-Engineering: Erweitere die soziale Plattform durch neue Komponenten

In der Regel entscheiden sich Unternehmen aufgrund von ihrer IT-Strategie und der damit abgeleiteten Governance für oder gegen den Einsatz von Softwareprodukten oder Softwareproduktkategorien. So wird z. B. in einem Unternehmen, das von einem Microsoft-basierten Ökosystem dominiert wird, keine Java-basierte Social-Collaboration-Lösung zum Einsatz kommen, obwohl sie vielleicht die Anforderungen besser abdeckt als die Microsoft-Lösung. Natürlich kann es zu Ausnahmen kommen, indem Entscheidungsträger gegen die eigene IT-Strategie handeln und die bevorzugte Software lizenzieren und zum Einsatz bringen. Es ist jedoch unmöglich, dass die erworbenen Collaboration-Plattformen out of the box alle Anforderungen erfüllen, die das Unternehmen ausgesprochen hat. In diesem Fall lassen sich die Funktionalitäten der Plattformen durch eigene Komponenten erweitern, die auf Basis von unterschiedlichen Softwarekits entwickelt, auf dem Zielsystem ausgerollt und installiert werden.

Best Practice: Die Experten zusammenbringen

Unternehmen profitieren in der Regel davon, dass sich ihre Experten mit gleichen Interessen und Kenntnissen zu einem Expertennetzwerk zusammenschließen, gemeinsam neue Ideen entwickeln, sich gegenseitig austauschen, unterstützen und zu Höchstleistungen motivieren. Die Realität zeigt jedoch, dass aufgrund einer fehlenden oder gebrochenen Informationskette diese Personen nicht zusammenfinden. Denn in der allgemeinen Adress- oder Telefonbuchapplikation im Intranet sind die fachlichen Eigenschaften der Mitarbeiter nicht ausgewiesen. Aus diesem Grund wurde der XpertFinder als Plug-in für Confluence entwickelt, das lediglich ein einfaches, einzeiliges Suchfeld zur Verfügung stellt. Der XpertFinder ist an den Verzeichnisdienst des Unternehmens angebunden und durchsucht die dort von den Mitarbeitern als Stammdatenfelder gepflegten fachlichen Skills. Darüber hinaus werden unternehmensweit alle Beiträge in Blogs, Foren, Wikis, und sonstigen Veröffentlichungen durchsucht. In der Ergebnisliste werden die Mitarbeiter mit ihren Kontaktdaten zur Vernetzung in einem persönlichen, virtuellen Expertenteam angeboten, die aufgrund ihrer Stammdaten oder Veröffentlichungen zu der gestellten Suchanfrage in Zusammenhang gebracht werden können.

Fazit

Social Collaboration bietet Unternehmen einen weitaus größeren Mehrwehrt als eine Dokumentenablage mit erweiterter Suchfunktion oder einen klassischen Blog, der durch die Onlineredaktion mit unterschiedlichen Themen gefüllt wird. Es bietet den Unternehmen vielmehr ein wertvolles Instrument, um die Mitarbeiter in die Kommunikation einzubinden und kann dazu auffordern, sich aktiv am Unternehmensgeschehen zu beteiligen – über alle Hierarchien und Schichten hinweg. Es bedarf aber dazu ein Umdenken in den Köpfen aller Mitarbeiter, um den Mehrwert zu erkennen. Die Akzeptanz von Social Collaboration in Unternehmen ist ein langer Prozess, der permanent von den Fachbereichen und der IT begleitet werden sollte. Die aktive Unterstützung bis auf CEO-Ebene sollte dabei gegeben sein.

Aufmacherbild: Group of Multiethnic via Shutterstock / Urheberrecht: Rawpixel.com

Geschrieben von
Paul Lajer
Paul Lajer
Paul Lajer verantwortet als Leiter eine Abteilung für Softwarearchitekturen und -innovationen bei einem weltweit führenden Anbieter von IT- und Geschäftsprozessdienstleistungen. Er hält seit 2004 als Lehrbeauftragter Vorlesungen an den Hochschulen Furtwangen und Heilbronn und ist Gründungsmitglied des Industriebeirats in der Fakultät Informatik an der Hochschule Furtwangen. Seine aktuellen Arbeitsgebiete sind optimale Führungsmodelle und Mitarbeitermotivation sowie Innovationen im Enterprise-Umfeld. Des Weiteren hält er als Speaker Vorträge auf Konferenzen und Kongressen und schreibt Fachartikel.
Heiko Wenninger

Heiko Wenninger leitet das Center of Competence (CoC) Social Collaboration in der Region Süd bei einem weltweit führenden Anbieter von IT- und Geschäftsprozessdienstleistungen. Seine Schwerpunkte liegen hierbei in der ganzheitlichen Systemberatung von Softwareprojekten mit der Plattform „Atlassian Confluence“ innerhalb der internen – und allgemeinen Unternehmens-kommunikation bei Kunden in unterschiedlichen Branchen. Nebenbei hält er als Speaker Vorträge auf Konferenzen und Kongressen und ist Gastredner an Hochschulen.

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