Enterprise Content Management und Business Process Management

Roland Peisl, IBM Deutschland

Unabhängige Untersuchungen von verschiedenen Marktforschungsinstituten haben gezeigt, dass allein die Menge an unstrukturierten Daten in manchen Industriezweigen pro Jahr um bis zu 200% wächst. Diese Zahl wird künftig weiter steigen wegen a) der insgesamt zunehmenden Elektronifizierung der Arbeit und b) der steigenden Anzahl von Menschen, die Zugang zur Informationstechnologie bekommen, zum Beispiel über die wachsende Verfügbarkeit des Internets.

Diese ständig steigende Menge an Information muss nicht nur über Softwaresysteme – am besten – einheitlich verwaltet und dann verfügbar gemacht werden; wesentlich wichtiger ist, dass Menschen in den heutigen Unternehmen, die in vielen Bereichen hauptsächlich „nur noch“ mit Informationen (Daten und Inhalten) arbeiten, die richtige und aktuelle Information genau dann bekommen, wenn sie gebraucht wird. Diese komplexe Aufgabe kann dann am besten erfüllt werden, wenn zwei Disziplinen im Unternehmen abgestimmt ineinander greifen: Enterprise Content Management und Business Process Management.

Den Umgang mit Inhalten steuern: Enterprise Content Management

In der großen Gruppe der Softwaretechnologien fasst Enterprise Content Management (ECM) all diejenigen Disziplinen zusammen, die Unternehmen dabei helfen, die wachsenden Mengen an strukturierten und unstruktierten Inhalten („content“) besser zu verwalten. Diese Inhalte stehen für alle Daten und Informationen, die in irgendeiner Form elektronisch abgespeichert und für verschiedenste Zwecke von unterschiedlichen Personen und Softwaresystemen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens erzeugt und verwendet werden.

Gemäß den Veröffentlichungen über ECM von AIIM International (www.aiim.org) gibt es für ECM fünf Hauptkomponenten: die Erfassung, die Verwaltung, die Speicherung, die Ausgabe und die Bewahrung von Inhalten. Das eigentliche Management dieser Inhalte wiederum geschieht über die verschiedenen Anwendungsfelder, aus ECM-Sicht sind das:

  • Dokumentenmanagement – die allgemeine Bearbeitung von elektronischen Dokumenten
  • Collaboration – Software um die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden zu verbessern
  • Web Content Management – ECM-„Spezialdisziplin“, um alle möglichen Inhalte über das Internet oder ein Intranet verfügbar zu machen
  • Archivierung und Ablageverwaltungssysteme – die Ablage von sich noch ändernden oder bereits finalen Inhalten auf Langzeitspeichermedien, inklusive deren Versionierung et cetera
  • Business Process Management (BPM) – die ganzheitliche Betrachtung und Steuerung von fachlichen Operationen basierend auf unternehmensweiten Geschäftsprozessen

Zentraler Bestandteil der verschiedenen Anwendungsfelder in ECM ist hierbei die aktive Arbeit mit Informationen und damit mit bestimmten Daten oder Inhalten. Diese Daten werden nicht nur einmalig erzeugt, sondern immer wieder verändert, aktualisiert, präsentiert und interpretiert. In Folge dieser Arbeit entstehen neue Inhalte, die wiederum in Form von Texten, Formularen, Bildern, Videos, Geschäftsberichten oder eMails im Unternehmen verwaltet werden müssen. Genau dies geschieht im Rahmen von ECM.

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Roland Peisl, IBM Deutschland
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