Digitalisierung fängt beim Dokumentenmanagement an

Digitalisierung: Mit kleinen Schritten beginnen

Matthias Kunisch

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Über eine ausgefeilte Digitalisierungsstrategie verfügen die wenigsten Unternehmen. Vor allem Mittelständler stellen sich häufig die Frage: Wo und vor allem wie soll die Digitalisierung in meinem Unternehmen beginnen? Statt direkt umfassende Projekte anzugehen, lohnt es sich deswegen, den Blick zunächst auf den kleinsten Baustein der Unternehmensprozesse zu richten: auf das Dokument.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt bringt viele Veränderungen mit sich: Kunden verlangen eine schnelle und konsistente Kommunikation über alle Kanäle hinweg, Mitarbeiter fordern flexible Arbeitsmodelle und die Unternehmensführung erwartet effiziente, kostensparende Prozesse. Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaftlich und marktfähig agieren, führt für sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Vor allem Mittelständler verfolgen eine konsequente Digitalisierungsstrategie jedoch selten. Um diese auszuarbeiten, fehlen sowohl die personellen Ressourcen als auch die fachliche Erfahrung. Daher lohnt es sich insbesondere für mittelständische Unternehmen, in kleinen Schritten vorzugehen. Abgrenzbare Bereiche, die sich vergleichsweise unkompliziert digitalisiert lassen und gleichzeitig einen spürbaren Nutzen davon tragen, sind die dokumentenverarbeitenden Abteilungen – von der Poststelle über die Vertragsverwaltung im Einkauf bis hin zur Personalabteilung. Akten und Papierstapel bestimmten hier noch den Arbeitsalltag. Die Administration dieser Papierdokumente ist besonders zeitraubend: Korrespondenzen müssen abgelegt, Kopien erstellt und Informationen weitergegeben werden. Die umständliche Suche und der komplizierte Austausch zwischen Abteilungen blockieren zentrale Ressourcen zusätzlich mit Routineaufgaben und erschweren die Arbeit unnötig. Prinzipiell lässt sich sagen: Je dokumentenbasierter die Arbeitsabläufe, umso größer ist das Optimierungspotenzial durch ein effizientes, digitales Enterprise-Content-Management-System (ECM).

Das ECM als Türöffner der Digitalisierung

Trotzdem fällt es vielen Abteilungen schwer, die gewohnten Aktenordner loszulassen – aus Angst, wichtige Informationen könnten dann verloren gehen. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Ein ECM ermöglicht es, unstrukturierte Geschäftsinformationen in Form von Akten, Dokumenten und Mediadateien strukturiert zu verwalten. Dazu werden bestehende analoge Akten und Dokumente digitalisiert, mit Metadaten versehen und anschließend an zentraler Stelle gut auffindbar zur Verfügung gestellt. Zusatzfunktionen und definierte Workflows automatisieren und verschlanken zudem Routineprozesse und steigern die Effizienz von verwaltenden Abteilungen. Über die digitale Verwaltung hinaus können Dokumente auch automatisch oder halbautomatisch direkt im ECM erstellt werden: Statt einen Vertrag in Word zu verfassen und diesen in das System zu laden, können sich Mitarbeiter diesen Umweg durch ein integriertes Dokumentenerstellungstool sparen. Auch Aktenablagen und Archivierungen entfallen gänzlich. Mitarbeiter pflegen Daten stattdessen einmalig und an einem zentralen Punkt ein. Dokumente lassen sich mit einer automatisierten Texterkennung auch leichter durchsuchen. Zudem bietet das richtige ECM einen besseren Datenschutz als ein abschließbarer Aktenschrank, da Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt sind. Während Mitarbeiter der HR-Abteilung beispielsweise alle Personalakten einsehen können, erhalten Führungskräfte lediglich Zugriff auf bestimmte Aktenbereiche ihrer Mitarbeiter. Die digitalisierte Dokumentenverwaltung fördert so die Mobilität von Mitarbeitern und die in der Arbeitswelt immer häufiger werdende asynchrone Kommunikation.

Haben die Abteilungen diese Vorteile erkannt – und gerade für verwaltende Abteilungen liegen sie auf der Hand – tragen sie Veränderungen meist aufgeschlossen mit und haben eine große Strahlkraft im Unternehmen. Sie können dadurch Vorurteile gezielt abbauen und mit dem Pilotprojekt beispielhaft den Weg in die Digitalisierung ebnen.

Bessere Vertragsqualität durch digitales Vertragsmanagement

Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge noch immer in analogen Aktenordnern und halten die Stammdaten in SAP – seien es Kundenverträge oder Abschlüsse mit Zulieferern und externen Dienstleistern. Da jedoch Fristen zu beachten sind, um rechtzeitig zu kündigen, zu verlängern oder Konditionen neu auszuhandeln, ist es bei jahrelang laufenden Verträgen für die Sachbearbeiter schwierig, den Überblick zu behalten. Werden diese Termine nicht mit großer Sorgfalt wahrgenommen und folgen keine entsprechenden Handlungsschritte, kann dies zu Verzugskosten und ungewollten Verlängerungen führen. Mit einem digitalen Vertragsmanagementsystem können Mitarbeiter Verträge hingegen langfristig prüfen, auswerten, sicher ablegen, erstellen und beenden. Hierfür wird der Vertrag in der Poststelle gescannt, indiziert und dem verantwortlichen Mitarbeiter eindeutig zugeteilt. Eine Schnittstelle zu SAP ermöglicht den Zugriff auf alle notwendigen Stammdaten. Über den aktuellen Dokumentenstatus lässt sich einsehen, ob der Vertrag in Bearbeitung ist, bald abläuft oder bereits gekündigt wurde. Das System stellt zusätzlich Workflows, Fristenerinnerungen und festgelegte Zuständigkeiten zur Verfügung, die die Administration erleichtern und sicherer machen (Abb. 1). So können sich die betroffenen Mitarbeiter wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: Bessere Vertragskonditionen zu verhandeln und diese in einem schlanken System umzusetzen.

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Abb. 1: Ein digitales Vertragsmanagement erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern sichert auch die Compliance im Unternehmen

Transparenter, digitaler Postkorb

Die Notwendigkeit und den Nutzen eines digitalen Posteingangs haben viele Unternehmen bereits erkannt: Eine aktuelle Bitkom-Research-Studie zeigt, dass fast jedes zweite deutsche Unternehmen Papierpost gänzlich abschaffen will. Ein Viertel der mittelständischen Unternehmen in Deutschland hat seinen Posteingang bereits digitalisiert. Die eingehende Post wird dafür bei Erhalt gescannt. Mithilfe einer automatisierten OCR-Texterkennung wird sie außerdem festgelegten Themen zugeordnet, mit Metadaten versehen und schließlich in einem digitalen Postkorb abgelegt. Von dort aus haben Mitarbeiter die Möglichkeit, die Dokumente zu ziehen und weiterzuverarbeiten. Auch E-Mails und Faxe lassen sich in einem solchen System pflegen und verarbeiten. Durch eine revisionssichere Protokollierung aller Bearbeitungsschritte erhöhen sich die Transparenz und die Auskunftsfähigkeit der Sachbearbeiter. Das reduziert Bearbeitungszeiten und vermeidet unnötige Kosten. Ein solches zentrales Postbuch unterstützt damit letztlich auch das termingerechte Abarbeiten der eingehenden Unterlagen und Anfragen.

Personalarbeit verschlanken mit elektronischen Personalakten

Zwar gibt es heute bereits viele Unternehmen, die ihre Personaldaten über das SAP-Modul HCM managen, erfassen und auch archivieren. Jedoch fehlt es an wichtigen Funktionen, um die Personalabteilung sinnvoll zu digitalisieren sowie den Aktenbestand zu vereinheitlichen und zu konzentrieren. Dazu sind beispielsweise eine aktenübergreifende Volltextsuche in digitalen Akten und die Möglichkeit, Termine und Wiedervorlagen anzulegen, erforderlich. Dies lässt sich mit einer elektronischen Personalaktenlösung umsetzen, die über eine Schnittstelle mit einem vorhandenen SAP-System verknüpft wird. Nur so sind alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verfügbar und können auch entsprechend festgelegter Lese- oder Schreibberechtigungen mit Filialleitern und Führungskräften geteilt oder Mitarbeitern zur Einsicht bereitgestellt werden. Darüber hinaus lassen sich Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen oder Anstellungsverträge automatisiert im ECM erstellen und speichern, der Umweg über ein Textverarbeitungsprogramm entfällt ebenfalls. So lässt sich die Personalarbeit übersichtlich und standortunabhängig organisieren (Abb. 2). Um auch solche digitalen Dokumente sicher zu speichern, die keinem Mitarbeiter zugeordnet werden können oder dürfen, lohnt sich außerdem eine zusätzliche Arbeitgeberakte.

Neben den hier genannten Beispielen für erste Digitalisierungsprojekte bieten sich auch weitere Unternehmensbereiche für den Einstieg in die digitale Transformation an, wie etwa die Buchhaltung oder auch die Einführung (abteilungs-)übergreifender Collaboration-Tools. Gerade Mittelständler sollten sich dabei immer die Frage stellen: Welcher Bereich profitiert – gemessen an den notwendigen Investitionen – am meisten von digitalisierten Prozessen und wie gut lassen sich Folgeprojekte daran anknüpfen?

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Abb. 2: Elektronische Personalaktenlösungen verschlanken die Prozesse der HR-Abteilung sichtlich und sind daher ideale digitale Pilotprojekte

Detaillierte Anforderungen formulieren

Möchte ein Unternehmen nun den Schritt in Richtung digitaler Transformation wagen und seine Dokumente fortan digital verwalten, gibt es einiges zu beachten. Sei es ein Vertragsmanagement oder eine digitale Personalakte: Alles beginnt mit einer gründlichen Bestandsanalyse. Dabei sollte man sich die Fragen stellen: Mit welchen Dokumenten arbeiten wir regelmäßig? Was bereitet uns dabei den größten Aufwand? Welche Entlastungen erwarten wir von einer digitalen Lösung? Die bestehenden Geschäftsprozesse sind der wichtigste Indikator dafür, über welche Funktionen die zukünftige Softwarelösung verfügen muss. Ist beispielsweise ein komplexer Freigabeprozess vonnöten, sollte das System diesen auch abbilden können. Erstellen Mitarbeiter häufig Dokumente zu bestehenden Akten, beispielsweise Kündigungsschreiben zu Verträgen, so ist eine integrierte Dokumentenerstellung sinnvoll. Diese Schwerpunkte und Prozesse lassen sich mit einem internen Anforderungsworkshop leicht offenlegen, in dem die zukünftigen Anwender die genauen Arbeitsschritte der relevanten Vorgänge darstellen und protokollieren.

Alle Stakeholder in einem Boot

Es ist zwingend notwendig, alle Stakeholder so früh wie irgendwie möglich in das Projekt zu involvieren. Neben der IT, den späteren Anwendern und der Geschäftsführung, gilt das vor allem für den Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat. Häufig haben diese zusätzliche Anforderungen an die Software: Beispielsweise kann der Datenschutzbeauftragte eine Verschlüsselung oder ein höheres Authentifizierungslevel für notwendig erachten. Die späteren Anwender hingegen haben den größtmöglichen Einblick in die notwendigen Prozesse und Abläufe. Daher können sie am besten einschätzen, welche Funktionen nützlich sind, wie sich Prozesse digital abbilden lassen und wo Schnittstellen zu existierenden Systemen sinnvoll sind. Mitarbeiter früh in die Entscheidungsprozesse einzubinden, steigert zudem auch deren Identifikation mit dem Projekt und ist daher ein wichtiger Erfolgsgarant.

Die wichtigste Entscheidung: Cloud vs. On-Premise

Hat sich ein Unternehmen schließlich für die Einführung eines bestimmten digitalen Dokumentenmanagementsystems entschieden, so steht es häufig vor der Entscheidung, ob es diesen Dienst online aus der Cloud nutzen oder die Lösung auf den eigenen Servern im Haus installieren will. Während beide Modelle ihre Vor- und Nachteile haben, spricht vor allem für Digitalisierungsanfänger vieles für die Cloud. Sie ermöglicht einen einfacheren, kostengünstigeren Einstieg: Die IT-Abteilung muss kein neues System auf den Servern implementieren, sondern die Lösung steht schnell und unkompliziert über eine Internetverbindung bereit. Zudem kann die Lösung auch außerhalb des Büros jederzeit genutzt werden und kommt so flexiblen Arbeitsmodellen entgegen. Es hat sich auch gezeigt, dass sich mehrere Cloud-Anwendungen leichter zu neuen Lösungen verknüpfen lassen als On-Premise-Anwendungen. Beispielsweise lässt sich aus einer Lösung zur Dokumentenerkennung und einem Workflowsystem kosteneffizient ein Rechnungseingangsworkflow erstellen. Davon profitieren vor allem mittelständische Unternehmen, die nicht in eine gänzlich neue Lösung investieren wollen. Bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung sollten Unternehmen jedoch stets auf die notwendige Datensicherheit achten und prüfen, dass der Cloud-Provider den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien verpflichtet ist.

Papierloses Büro dank ECM?

Im Anschluss geht es an die Digitalisierung des existierenden Aktenbestands. Um eine vollständige Dokumentendigitalisierung zu erreichen, ist es ratsam, sämtliche betroffenen Dokumente im neuen System verfügbar zu machen. Dabei gilt jedoch: Auch wenn das papierlose Büro immer wieder beschworen wird, dauert es wohl noch lange, bis es sich tatsächlich durchsetzt. Die Rechtssicherheit von digitalen Dokumenten ist bisher noch nicht befriedigend geklärt, was heutzutage teils noch eine doppelte Aktenführung verlangt. Um vor Gericht notfalls die entsprechenden Beweise vorlegen zu können, sollten die wichtigsten Dokumente zusätzlich auch in Papierform aufbewahrt werden. Dabei sollte jedes Unternehmen die Entscheidung selbst treffen, welche Dokumente es weiterhin lagern möchte. Es muss zwischen den aus der Dokumentenlagerung entstehenden Kosten und dem Risiko abwägen, im Falle eines Gerichtsprozesses nicht die notwendige Beweise vorlegen zu können. Daher werden beispielsweise im Personalbereich nur ausgewählte Dokumente, wie der Arbeitsvertrag, in Papierform aufbewahrt. Geschäftsverträge hingegen werden in der Regel immer eingelagert. In besonders kritischen Fällen sollte man sich dazu von einem Anwalt beraten lassen. Da der Gesetzgeber sich der Frage rund um die Beweiskraft digitaler Dokumente aber inzwischen angenommen hat, ist zu hoffen, dass sich das Verständnis dessen in naher Zukunft ändern wird. Beispielsweise gibt es im Steuerrecht inzwischen Richtlinien zur revisionssicheren elektronischen Archivierung von Dokumenten. Dass sich dies auch in anderen Bereich durchsetzt, ist anzunehmen.

Die Digitalisierung des Aktenbestands

Nicht zuletzt müssen die Dokumente selbst in eine digitale Form gebracht werden. Dies bringt einige Herausforderungen mit sich. Gerade die personenbezogenen Daten in Personalakten unterliegen einem rechtlichen Schutz, sodass nicht jeder diese einsehen darf. Deswegen bietet es sich an, dafür auf einen professionellen, entsprechend zertifizierten Dienstleister zurückzugreifen. Dieser scannt nicht nur die Verträge, sondern versieht sie auch mit den entsprechenden Metadaten wie Ansprechpartner, Datum, Verschlagwortung und stellt diese Daten aufbereitet zum Import in dem neuen System bereit. Zudem kann er – wenn gewünscht – die Compliance-konforme Vernichtung der Dokumente veranlassen, die nicht länger in Papierform benötigt werden.

Fazit

Die Strahlkraft eines funktionierenden digitalen Dokumentenmanagementsystems ist nicht zu unterschätzen. Für viele Unternehmen ist es daher der erste Schritt auf dem Weg in die digitale Transformation. Aufgrund der vergleichsweise unkomplizierten Umsetzung und der maßgeblichen Effizienzgewinne entwickeln diese Projekte eine große Zugkraft, sodass Unternehmen häufig und schnell andere Lösungen folgen lassen. Einem digitalisierten Unternehmen steht dann nichts mehr im Wege.

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Geschrieben von
Matthias Kunisch
Matthias Kunisch
Matthias Kunisch gehört zur Geschäftsführung der forcont business technology gmbh. Das Unternehmen entwickelt Lösungen für Enterprise Content Management. Er ist ausgebildeter Facharbeiter für Datenverarbeitung, studierte Diplom-Mathematik und ist seit 1976 in der IT-Branche tätig.
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