Mit dem eigenen Gerät nachhause telefonieren

Das Private schlägt zurück

Helge Brzoska
©iStockphoto.com/beijingstory

Seit geraumer Zeit verschieben sich die Verantwortlichkeiten der Wissensarbeiter von der Arbeitszeit hinein in die Freizeit. E-Mails nach Feierabend zu bearbeiten und auch am Wochenende noch an der Präsentation zu feilen, gehört zum Alltag der meisten Arbeitnehmer, auch auf der Angestelltenebene. Doch die Entwicklung kehrt sich auch um und immer mehr private Aktivitäten und Gewohnheiten aus der freizeitlichen Kommunikation finden Einzug in das Arbeitsumfeld.

Für Unternehmen ist diese Entwicklung Chance und Herausforderung zugleich. Sie steht zwar noch am Anfang, aber sie ist unumkehrbar: Denn sie basiert auf einem grundlegenden Gesellschaftswandel. Damit Unternehmen diesem Wandel begegnen können, müssen sie ihn verstehen und in ihrer Kultur berücksichtigen.

Unser Alltag: Was ist noch privat, was ist schon beruflich?

Im Alltag nahezu jeden Wissensarbeiters hat sich in den vergangenen Jahren die berufliche Erreichbarkeit bis in den privaten Bereich hinein ausgedehnt. War noch in der letzten, vordigitalen Generation der Feierabend heilig, kommt heute kaum noch jemand ohne den abendlichen Blick in seine beruflichen E-Mails aus. Hinzu kommen dank Mobiltelefonen Anrufe vom Chef, während der Mitarbeiter gerade die Kinder zur Schule bringt, Manager checken noch schnell die Agenda des Meetings am nächsten Morgen, während sie eigentlich gerade den „Tatort“ schauen.

Gegen diese verschwimmenden Grenzen zeigt sich zwar bereits erste Gegenwehr: So hat sich der Autobauer Volkswagen kürzlich in langen Verhandlungen mit dem Betriebsrat darauf geeinigt, nach Dienstschluss unternehmensseitig keine E-Mails mehr auf Mobilgeräte der Angestellten weiterzuleiten. Doch immer mehr Mitarbeiter haben sich zeitgleich bereits auf diese Grenzüberschreitungen eingestellt und sind manchmal auch ganz froh, wichtige Texte ungestört zuhause zum Klang ihres Lieblingskonzerts von Mozart mit Blick auf ihren Garten verfassen zu können.

Was ist dabei noch Arbeitszeit oder schon Freizeit und umgekehrt? Und wie gehen Unternehmen damit um, dass dabei auch Daten und Konversationen in private Umfelder ihrer Mitarbeiter einfließen? Es gab im vergangenen Jahr 2012 viele Themen, die sich mit diesem neuen Arbeiten beschäftigt haben, insbesondere in Unternehmen der Informationstechnologie. Angefangen bei Social Media über „bring your own Device“ (BYOD) berührt die Grenzüberschreitung auch die allgegenwärtigen Cloud-, Security- und Privacy-Themen.

Diese Themen sind mehr als vorübergehende Trends – sie sind Ausprägungen einer sich verändernden Gesellschaft, die nun die Unternehmen erreichen.

Soziale Netzwerke vereinfachen unsere Kommunikation – auch im beruflichen Kontext

Was hat ein gesellschaftlicher Veränderungsprozess mit dem Berufsleben zu tun? Unser Privatleben hat sich durch die einfache Erreichbarkeit, das „always on“ in der vergangenen Dekade gravierend verändert. Wir haben uns alle daran gewöhnt, dass heute Debatten und Konversationen, gleich welcher Art, auch online geführt werden können. Viele erledigen das privat mittlerweile in sozialen Netzwerken wie Facebook. Viele tun das auch während der Arbeitszeit. Denn selbst wenn das Unternehmen die Nutzung untersagt, erlauben heute Smartphones auch vom Büro aus den schnellen Blick in die Timeline, einen spontanen „Like“ oder eine Nachricht an den Squash-Partner. Diese Form der Kommunikation ist ausgesprochen einfach: Die Inhalte der wichtigsten Freunde finden sich mit einem Klick, Konversationen zu einem Thema sind in einem Stream zusammengefasst, der den gesamten Austausch mit dem Gesprächspartner zeigt. Diese Konversationsaufbereitung in einem Stream ist deutlich angenehmer als zahllose E-Mails, die im Posteingang von wiederum anderen zahllosen E-Mails unterbrochen werden. So ist es naheliegend, dass Mitarbeiter auch ihre beruflichen Konversationen in den einfacheren Kanal verlegen. Denn die Wahrscheinlichkeit, dass auch Kollegen oder gar Kunden im gleichen sozialen Netzwerk angemeldet sind, ist hoch.

Bei dieser Art der Konversation verliert das Unternehmen die Kontrolle darüber, welche Unternehmensinformationen und -daten Mitarbeiter kommunizieren. Das Problem dabei: Es gehört zum Geschäftsmodell von Facebook und Co., unsere Daten zu sammeln. Alles, was wir dort posten und kommunizieren, gehört nicht uns, sondern der Plattform. Was mit den Informationen und Daten genau geschieht, entzieht sich unserer Kenntnis und unserem Einfluss. Unternehmen reagieren darauf verständlicherweise erst einmal mit Verhinderung. Vor allem der Sicherheitsgedanke im Umgang mit betrieblichen Informationen treibt viele Unternehmen dabei um. Doch solche Verbote werden umgangen. Daher ist es ratsam, entsprechende Regeln aufzustellen, um den Mitarbeitern bei der Bewältigung ihrer Konversationen Hilfestellung zu leisten. Hierzu müssen die Regeln verständlich sein und ausreichend Freiheiten lassen.

Vorsätzlicher Compliance-Bruch für bessere Arbeitsergebnisse

Die Aufgabe von Compliance im Unternehmen ist, für die Einhaltung von gesetzlichen Rahmenbedingungen zu sorgen. Im engeren Sinn bedeutet Compliance beispielsweise die Verfügbarkeit von betrieblichen Informationen für den Wirtschaftsprüfer zu regeln, aber auch die Verwendung und Zugänglichmachung von betrieblichen Informationen und Daten durch Mitarbeiter.

Wenn also Mitarbeiter ihre privaten Endgeräte, wie bei BYOD, oder soziale Netzwerke zum Arbeiten nutzen und über sie Konversationen betreiben, muss das Unternehmen für die rechtssichere Aufbewahrung der so entstehenden Daten und Informationen sorgen. Da Geräte und Plattformen sich jedoch nicht im Besitz des Unternehmens befinden, ist dies eine riesige Herausforderung an die Unternehmens-IT und an die Personalabteilung – aber auch an jeden einzelnen Mitarbeiter, der die Verantwortung für den sorgsamen Umgang mit den Daten und Informationen selbst zu tragen hat.

Diverse Richtlinien zu Datensicherheit, privater Webnutzung während der Arbeitszeit und Vorschriften zur Datensicherung regeln dies bereits. Eine ganze Beraterzunft bildete sich und hilft bis heute Unternehmen dabei, sich in der Vielfalt und mit den Herausforderungen der Kommunikation im Web und auf Mobilgeräten zurechtzufinden.

Damit ist das Problem jedoch aktuell nur größer geworden anstatt es zu lösen: Denn mit jeder neuen Plattform wächst das Regelwerk. Bis zu dem Ausmaß, dass Mitarbeiter angesichts der Einschränkungen, Regeln und Verbote überfordert sind. Sie dürfen ihre privat gewohnten Konversationswerkzeuge dann zwar benutzen, aber verstehen nicht mehr, wie. Die Folge: Sie brechen die Regeln, um sich ihre konversationelle Selbstbestimmung zu erhalten oder zurückzuerobern.

„Ich bin hier im Unternehmen derjenige, der mit für die Einhaltung dieser Regeln zuständig ist, aber ganz ehrlich, ich bin nicht sicher, ob ich alle kenne und beherzige, die auf mich selbst zutreffen“, sagte kürzlich ein IT-Mitarbeiter eines Unternehmens mit mehr als 100.000 Mitarbeitern in einem privaten Gespräch. Und so ergeht es zahlreichen Mitarbeitern. Dabei bricht kaum jemand eine Richtlinie aus Vorsatz – außer aus dem, seinen Job gut zu machen.

Tatsächlich sind bis heute kaum vorsätzliche Verstöße vor deutschen Gerichten gelandet, obwohl Deutschland vermutlich eins der weltweit am strengsten reguliertesten Länder ist.

Konversationelle Selbstbestimmung ist das Statussymbol der nächsten Arbeitnehmergeneration.

Kaum noch jemand kann seinen privaten Alltag bewältigen, ohne auch während der Arbeitszeit die eine oder andere E-Mail zu versenden. Kommunikation ist allgegenwärtig und rasend schnell geworden. Zurzeit strömt die Generation der so genannten „born mobiles“ in die Unternehmen. Die erste Generation, die nicht nur stets online ist, sondern dies auch überall. Sie lassen sich die private Konversation am Arbeitsplatz nur noch schwer verbieten.

Ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen, dient dem Unternehmen: Denn unsere Gesellschaft altert und schrumpft. Qualifizierte Mitarbeiter werden schon heute als „das Öl der Zukunftsgesellschaft“ bezeichnet. Diese neue Generation sucht aber auch nach anderen als den hergebrachten Maßstäben ihre Arbeitgeber aus.

Im Vordergrund stehen Fragen nach der persönlichen Work-Life-Balance, nach der Sinnhaftigkeit der Tätigkeit. Die Lebensqualität wird zunehmend zum wichtigeren Erfolgskriterium im Beruf als der reine Nettoverdienst. Nicht mehr der Dienstwagen entscheidet künftig über das Prestige eines Arbeitenden, sondern die Unternehmensreputation und Kultur, also die Art, wie miteinander im Unternehmen kommuniziert wird. Passen unternehmerische und privat gewohnte und geliebte Kommunikationskultur nicht zusammen, reißen auch Gehalt und Konzerngröße das Ruder nicht mehr herum. Schon heute sind für einige Unternehmen nicht mehr die Arbeitsplätze der Mangel, sondern die qualifizierte Arbeitskraft.

Unternehmen müssen „sozialen Kontext“ beachten

Unternehmen, die diesen Veränderungen in ihrer Kultur Rechnung tragen wollen, müssen sich an drei Tatsachen orientieren:

  • Grenzen verwischen: Grenzen – zwischen Ländern genauso wie Statusgrenzen zwischen Menschen oder die zwischen beruflichem und privatem Lebenskontext – verwischen zusehends. Aus einer vertikal-hierarchischen Welt wird zusehends eine horizontale, also auf gleicher Ebene kommunizierende Gesellschaft. Und damit auch eine horizontal kommunizierende Arbeitswelt.
  • Wissen und Kontakte verlieren ihre Exklusivität: Heutige soziale Werte wie Transparenz, Offenheit, Fairness, Integrität und das Teilen von Wissen stehen im Gegensatz zu wohl behütetem Herrschaftswissen, geschlossenen Informationszirkeln und selbstbezogenem Machterhalt. Hierarchien verflachen – gewollt oder ungewollt – allerorten.
  • Die Definition von Erfolg hat sich grundlegend geändert: Die Vereinbarkeit von beruflicher Sinnhaftigkeit und privater Lebensqualität hat zunehmend Vorrang vor extrinsischen Faktoren, wie Geld und Titel.

Dieser zunehmende kollektive Individualismus (den Begriff verdanken wir dem Zukunftsforscher Matthias Horx) ist das Phänomen, das den nicht mehr klar definierbaren Unterschied zwischen Privat- und Berufsleben definiert. Diese Entwicklungen sind unumkehrbar.

Bezogen auf die Unternehmenskultur bedeutet dies, dass Unternehmen die Frage stellen müssen, wie viele soziale Kontextwechsel pro Tag eine Person durchläuft. So viele Arbeitnehmer und soziale Kontextkombinationen es gibt, so vielschichtig sind auch die Antwortmöglichkeiten.

Wir haben es mit einer dreifachen Individualität zu tun, die dafür sorgt, dass die Orientierung für Unternehmen und Privatpersonen zunehmend komplexer werden:

  1. Vielfältige Gesamtunternehmenskontexte: Die Herausforderung für IT und interne Kommunikation. Nicht Analysten, sondern nur die Unternehmen selbst können darüber befinden, welche sozialen Kontexte in ihrem Individualfall mit welcher Technologie bestmöglich abgebildet werden können. Software von der Stange kann in einem Bereich, der von permanenter Kontextänderung geprägt ist, nicht mehr funktionieren. Darauf sind die wenigsten IT- und Kommunikationsabteilungen heute eingestellt.
  2. Vielfältige Fachkontexte: Die Herausforderung für die Führung. Die Unterscheidung von privat versus beruflich und die damit verbundenen Reglementierungen haben keine Chance, die individuellen sozialen Kontexte eines Gesamtunternehmens abzubilden. Ähnlich wie Netzsperren und der Löschknopf für Inhalte im Internet keine Chance auf Umsetzung haben, verteilt sich auch die Verantwortung für die Konversations- und Kommunikationsqualität im Unternehmensalltag gleichmäßiger auf die Schultern von Unternehmen und ihren Mitarbeitern.
  3. Vielfältige Individualkontexte der Mitarbeiter: Die Herausforderung für die Compliance. Verantwortungsbewusstsein und Spaß an und bei der Arbeit schließen sich nicht aus, es gilt, den richtigen Mittelweg zwischen Reglementierung und Freiheit zu finden: Wollen Unternehmen die guten Mitarbeiter halten, werden sie sich auf deren individuelle Kontextlandschaften flexibel einstellen müssen. Nicht ohne dabei vertragliche, gesetzliche Rahmenbedingungen und Sicherheitsaspekte ausreichend zu berücksichtigen.

Das Private schlägt zurück: Wirklich ein Fortschritt?

Wir Menschen sehnen uns nicht nur nach einfachen Regeln, sondern auch nach Stabilität. Veränderungen empfinden wir zunächst als unangenehm und unbequem. Aber unser beruflicher und privater Alltag wird immer komplizierter, dem müssen wir uns anpassen, um erfolgreich zu bleiben. Eine neue Unternehmenskultur, die das Private berücksichtigt, ist eine große Chance, die es in dieser gesellschaftlichen Tiefe bisher nicht gab: Der Wissensarbeiter von heute und morgen kann sich sowohl individuell verwirklichen als auch in einer produktiven, sozialen Nähe mit anderen arbeiten. Es handelt sich um eine Chance zu mehr sozialer Individualität für den Einzelnen und zu einem Aufschwung der betrieblichen Effizienz.

Denn laut einer Studie von McKinsey aus dem Jahr 2012 kann mit der Neuorganisation der Konversationen und der Zusammenarbeit ein Effizienzgewinn von etwa einem Viertel (23 Prozent) erreicht werden.

Die Lösung: Social Workplace – Ist das nicht das Gleiche wie Social Media?

Die beschriebene Kultur wird in den IT-Abteilungen von Konzernen und zunehmend auch im Mittelstand „Social Collaboration“, „Enterprise 2.0“ und „Social Workplace“ genannt. Unabhängig vom Titel ist die Motivation für diese neue Kultur stets die gleiche: Es ist ein weltweites Phänomen, dass Manager bis zu durchschnittlich zwei Stunden pro Tag mit ineffizienten Konversationen zubringen. Das entspricht etwa 3,2 Monaten in ihrem jeweiligen Arbeitsjahr. Auf ein Arbeitnehmerleben gerechnet sind es dann schon acht verschwendete Jahre – ein Zeitraum, der sicher keiner, wie auch immer gearteter Lebensqualität zuträglich ist.

Das Ziel ist also, Mitarbeitern an ihren PCs ein zufriedenes Lächeln zu schenken – weil sie sich bei der Bewältigung ihrer Informationsflut und Kommunikationsaufgaben wieder wohlfühlen. Die zentralen Erfolgsfaktoren einer Informationstechnik, die dieses Ziel erreichen kann, lauten:

  1. Flexibilität und Schnelligkeit: Ist die Technik flexibel und schnell anpassbar genug, um den sich rasant ändernden sozialen Kontexten von Unternehmen, Fachabteilung und Fachleuten gerecht zu werden?
  2. Zentrale Kommunikationsplattform: Hat das Unternehmen eine Methode oder einen Prozess gefunden, alle sozialen Kontexte in einer zentralen Plattform zur Kommunikation zugänglich zu machen? (Ist das Unternehmen mental und kulturell zu diesem Schritt überhaupt schon bereit?)

Arbeitsplätze waren schon immer soziale Kontexte. Und solange Menschen nicht von Maschinen verdrängt sind, werden sie es auch bleiben. Wie global, selbstbestimmt, erfreulich, effizient, demokratisch, transparent und damit erfolgreich ein Unternehmen agieren kann, hängt davon ab, wie das jeweilige Unternehmen die interne und externe Konversation als Ausdrucksform ihrer Kultur gestaltet.

Niemand zieht wohl ernsthaft mehr ein „Facebook für die Arbeit“ in Betracht. Zwar gibt es Anbieter, die derlei Lösungen verkaufen, aber die Lösung liegt nicht in einer Kopie. Auch nicht im Ersatz der E-Mail. Die Technik muss vielmehr dafür sorgen, dass jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt an jedem Ort auf die im aktuellen Kontext wichtigen Informationen zugreifen kann, verfügbare Experten findet und mit ihnen auf eine angenehme und effiziente Art interagieren kann.

Hierzu gibt es zwei Umsetzungswege: Die Umsetzung durch Werkzeuge, also beispielsweise eine Social-CRM-Lösung für die Verbesserung der Prozesse. Oder die Umsetzung durch Techniken, die alle Mitarbeiter betreffen und die einen Großteil der Arbeitszeit beanspruchen: Die Konversationen sowie den Wissens- und Erfahrungsaustausch. Letztere beschreiben den „Social Workplace“, der auf das Miteinander der Menschen setzt, anstelle auf den Ersatz des Sozialen durch Technologien. 

Neue Arbeit lohnt sich: Die konkreten Vorteile des Social Workplace im beruflichen Alltag

Der zentrale Social Workplace im Unternehmen hat die Chance, für eine ganz neue Qualität in Informations- und Wissensmanagement, und damit für eine bessere Arbeitsqualität und Kommunikationskultur zu sorgen.

Sich damit zu beschäftigen ist unumgänglich. Wir wissen heute aus der Praxis, wie sehr es sich lohnt, wenn die neue Kultur des Social Workplace berücksichtigt wird:

  • Das E-Mail-Aufkommen sinkt drastisch.
  • Die Zusammenarbeit wird direkter, unkomplizierter und transparenter.
  • Informationen werden nicht mehr per „Push“-Verfahren verteilt, sondern die Mitarbeiter „folgen“ und „entfolgen“ ihren individuellen Bedürfnissen und Kontexten entsprechend.
  • Medienbrüche werden reduziert, da verschiedene Informationen an einem Ort gebündelt benutzt werden können.

Die Antworten auf die wichtigsten täglichen Fragen müssen künftig an einem Ort zusammenfinden: Wer ist Experte, wer weiß etwas, mit wem muss ich sprechen? Wo sind die für meine aktuelle Tätigkeit erforderlichen Informationen? Was ist der aktuelle Stand bei einem Projekt?

Dem geht eine wichtige Einsicht voraus, mit der jedes Zukunftsprojekt zu diesem Themenkreis – sowohl technisch als auch kulturell als auch kaufmännisch – beginnen sollte: Das Eingeständnis, sich in einem Neuland zu bewegen, das auch in Zukunft volatiles Neuland bleiben wird.

Geschrieben von
Helge Brzoska
Helge Brzoska, 41, befasst sich als Leiter Marketing/Kommunikation bei dem IT-Beratungsunternehmen unoso GmbH & Co. KG aus Gevelsberg und München tagtäglich mit Kommunikations- und Konversationskulturen in großen wie mittelständischen Unternehmen. unoso ist mit mehr als zehn erfolgreichen Projekten in den vergangenen zwei Jahren der größte europäische Implementierer der Social Business Software „Jive“ für Kunden wie Audi, BMW, Bombardier, Diehl, Eurovision oder Volkswagen.
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