Auch IT-Administratoren arbeiten agil

Kanban bietet Schutz für das Team

Sobald eine Karte in der Spalte „In Progress“ hängt, also die Arbeit daran begonnen hat, ist diese Karte „geschützt“ und dadurch das Team ebenso. Geschützt bedeutet hier: Die Aufgabe kann in Ruhe vollendet werden, bevor eine neue begonnen wird. Niemand kann kommen und sagen „Das ist wichtiger, mach jetzt sofort etwas anderes“, ausgenommen natürlich „Notfälle“. Ist die Aufgabe erledigt, wird die Karte auf „Done“ gehängt und mit einer Endzeit versehen. „Geschützt“ heißt in diesem Kontext auch, dass eingehende Anfragen/Aufgaben nicht beim Teammitglied, sondern bei mir ankommen. Ich priorisiere und biete sie als neue Aufgaben an, meist im Daily Stand-up. Ich hänge die Karte mit der Aufgabe, nachdem ich es dem Team erläutert und alle Fragen dazu geklärt habe, in die „To Do“-Spalte. Dahinter verbirgt sich ein zentraler Gedanke: „Die Entstehung von „Waste“ zu verhindern (etwas zu machen, das man hinterher wegwirft oder nicht benötigt).“

Notfälle sind wichtiger als alles andere

Es gibt immer Aufgaben, die plötzlich wichtiger sind, als alles andere, das man gerade bearbeitet. Wir nennen sie „Bugs“. Man könnte sie auch Notfälle nennen oder irgendwie anders. Tritt so ein Fall ein, so hängt derjenige, bei dem diese Karte „aufschlägt“, diese in die „Bugline“, die sich über allen anderen Karten befindet und quer über alle Spalten reicht. Die Karte wird sofort „In Progress“ gehängt. Die Anwesenden des Teams werden darüber informiert und gemeinsam wird kurz geklärt, wer sich drum kümmert, am besten zwei Personen. Die anderen fahren mit der Bearbeitung der anderen Karten fort. So stellen wir sicher, dass wirkliche Notfälle, wie „der Mailserver läuft nicht“, schnellstens und transparent behoben werden.

Unsere Besonderheit: Help Desk

Kleine Aufgaben, die keinen Zettel am Taskboard rechtfertigen würden, müssen natürlich auch bearbeitet werden. Die erste Idee war nun, ein Zeitfenster einzurichten, in dem diese Aufgaben erledigt werden. Dieses sollte ursprünglich vormittags eingeplant werden, sodass man den Rest des Tages wieder mit den Aufgaben am Board verbringen kann. Das hat jedoch nicht funktioniert, da wir kleine Ad-hoc-Anfragen am Tag so nicht bearbeiten konnten und auch keinen Support am Tag anbieten konnten – wenig hilfreich für die Mitarbeiter mit einem Problem an ihrem Rechner.

Für diese Help-Desk-Tätigkeit ist unsere Lösung ein Rotationsverfahren: Jeden Tag haben wir einen anderen Help-Desk-Verantwortlichen, der primär diese Aufgaben bearbeitet. Dadurch sind die anderen Teammitglieder geschützt und können an den Karten arbeiten. Den Help-Desk-Verantwortlichen des Tages kommunizieren wir mit einem Zettel vor der Abteilung. Unabhängig von Kanban haben wir sehr positives Feedback von unseren Mitarbeitern bekommen, da nun sofort ersichtlich ist, wer der Ansprechpartner ist.

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