Auch IT-Administratoren arbeiten agil

Das Kanban Board hilft uns, Transparenz zu schaffen

Wir definieren drei Spalten, von links nach rechts: „To Do“, „In Progress“ und „Done“ (Abb. 1). Die Aufgaben werden von mir oder angeregt durchs Team selbst auf Karten geschrieben und nach Priorität geordnet. Die Karten beginnen ihren Durchlauf in der „To Do“-Spalte und werden entsprechend nach Fortschritt in die Spalten „In Progress“ oder in die Spalte „Done“ gehängt. Die Karten pro Spalte limitieren wir, damit nicht zu viel zur gleichen Zeit in Angriff genommen wird. Das erhöht den Fluss der Karten. Stockt eine Karte, so erhält sie eine Blockkarte, so können wir die Ursache der „Wartezeit“ herausfinden und für die Zukunft Lösungen dafür finden. Hängen wir eine Karte „In Progress“, schreiben wir die Anfangszeit auf die Karte (Time Stamp). So bekommen wir sehr schnell heraus, welche Karten sehr lange dauern und erarbeiten Lösungen, damit sich der Fluss in der Zukunft erhöht.

Abb.1: Kanban Board
„Daily Stand-ups“ helfen den Tag zu organisieren

Dabei spricht jedes Teammitglied stehend der Reihe nach seine Aufgaben an und setzt damit die anderen Teammitglieder über den Status und eventuell aufgetretene Probleme in Kenntnis. Den Roten Faden liefern uns drei Fragen:

  • „Was habe ich seit dem letzten Stand-up gemacht?“
  • „Was habe ich vor bis zum nächsten Stand-up zu machen?“
  • „Brauche ich Hilfe oder kann ich Hilfe anbieten?“

Das Team organisiert durch das Meeting seinen Arbeitstag.

Kanban und agiles Arbeiten fördert den Wissenstransfer

Durch die Zusammenarbeit im Team ergeben sich mehrere Vorteile. So weiß jedes Teammitglied, woran Kollegen gerade arbeiten und lernt durch die Aufgabe auch gleich das Thema kennen, an dem der Kollege gerade arbeitet. Es entsteht also eine Redundanz, denn zukünftig können dann alle Teammitglieder durch das mitgenommene Wissen das Thema bearbeiten.

Bevor sich ein Teammitglied eine neue Karte nimmt, sollten die Kollegen bei ihren Aufgaben, die noch „In Progress“ sind, unterstützt werden: „Kann ich dir helfen?“

Ziel des Systems ist es nämlich, eine Aufgabe schnellstmöglich von „To do“ auf „Done“ zu setzen, sie also möglichst zügig auszuführen. Das erfordert einiges an Umdenken im Vergleich zum alten „Wasserfall“-Prinzip, denn dort hat der Einzelne so gearbeitet, dass er alleine möglichst viele Aufgaben schafft – die eigene Karriereleiter stets im Blick. Das Team und die Qualität und die Karrierewünsche im Blick, bedeutete für uns, hierzu eine Lösung zu finden. Die Jahresziele der einzelnen Teammitglieder wurden von mir als Teamziele umdefiniert. Ich messe also nicht mehr, wer das Ziel erreicht, sondern einerseits, was erreichte das Team, und wie stark ist das Engagement des Einzelnen für das Teamergebnis.

Kanban in Kombination mit Agilität – Flexibilität ohne Chaos

Kanban selbst fokusiert hauptsächlich zwei Aspekte:

  1. „Work In Progress“ zu limitieren
  2. die Durchlaufzeit einer Aufgabe möglichst zu optimieren

    Ziel ist es, den Fluss insgesamt, speziell für die einzelne Aufgabe zu erhöhen. Für uns heißt arbeiten mit Kanban mit einem agilen Team:

  3. Wartezeiten zu verhindern
  4. Die Entstehung von „Waste“ zu verhindern (etwas zu machen, das man hinterher wegwirft oder nicht benötigt)
  5. „Agilität“ zu leben
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