Acrobat 8 Professional

Formularfelder erkennen und Formulare zurückverfolgen

Acrobat 8 Professional bringt zahlreiche Neuerungen rund um den Einsatz von PDF-Formularen. Ein Assistent unterstützt den Benutzer beim Erstellen von Formularen mit einer der folgenden Methoden:

  • aus einer PDF-Datei mit grafischen Formularfeldern mit automatischer Formularfelderkennnung,
  • durch den Import von Daten aus einer Tabellenkalkulation mithilfe der Zwischenablage (nur unter Windows),
  • aus einer Vorlage (nur unter Windows),
  • durch das Einscannen eines Papierdokumentes mit anschließender Texterkennung.

Zum Erstellen von PDF-Formularen aus einer Vorlage und durch den Import von Daten aus einer Tabellenkalkulation wird Adobe LiveCycle Designer eingespannt. Adobe LiveCycle Designer ist ein auf die Arbeit mit Formularen spezialisiertes Programm im Lieferumfang von Adobe Acrobat 8 Professional für Microsoft Windows. Darin erstellte Formulare können allerdings nicht mit Acrobats eigenen Formularwerkzeugen nachbearbeitet werden.

Abb. 7: Adobe LiveCycle Designer: Erlaubt das Erstellen statischer und dynamischer PDF-Formulare aus unterschiedlichen Datenquellen.

Mit Acrobat 8 Professional debütiert ein neues Formularwerkzeug zum Erstellen von Barcodes mit der Aufgabe, die Benutzereingabe scannerfähig zu kodieren. Ein so ausgefülltes Formular kann aus Acrobat anschließend ausgedruckt und per Post eingeschickt werden; der Empfänger des Formulars muss nur noch den Barcode einscannen, um die Formulardaten einzulesen.

PDF-Formulare, die in elektronischer Form durch verschiedene Hände gehen, lassen sich nun erstmals unter Verwendung der Protokollfunktion zurückverfolgen. In der Vorgängerversion von Acrobat 8 zeichnete die Protokollfunktion ausschließlich für den Revisionsworkflow verantwortlich.

PDF/X-4 und PDF/A

Zu den sehr praktischen Neuerungen zählt die Erstellung von druckfähigen PDF-Daten gemäß der PDF/X-4-Norm und zukunftssicheren Archivierungsdaten entsprechend der PDF/A-Norm. Beide Standards werden nun erstmals sogar beim Abspeichern von Dokumenten mit dem Befehl DATEI | SICHERN UNTER
… unterstützt.

Die stark überarbeitete und ausgebaute Preflight-Funktion von Acrobat 8 Professional beinhaltet zwei logische Funktionsbereiche:

  • Statusschaltflächen mit der Fähigkeit zur „Konformierung“ von Dokumenten gemäß der Normen PDF/X-1a, PDF/X-3 und erstmals auch PDF/X-4 (Entwurf) und PDF/A
  • Den Preflight-Check unter Verwendung von Preflight-Profilen zur Analyse und erstmals auch zur Korrektur von PDF-Dokumenten

Acrobats neu eingeführter Unterstützung der PDF/X-4-Datenanlieferung, kommt für Anwender in der Druckproduktion eine Schlüsselbedeutung zu. Dank der PDF/X-4-Datenanlieferung kann man unter Verwendung von RIPs auf Basis der Adobe PDF Print Engine die gesamte Druckvorstufe und Druckproduktion bereits heute vollständig prozessunabhängig und JDF-gesteuert fahren. Dies hat weitreichende Implikationen für die Wettbewerbsfähigkeit moderner Druckereibetriebe, da es dank erhöhter Flexibilität zur besseren Auslastung bestehender Kapazitäten beiträgt.

Der Einsatz von PDF/X-4 macht aber nur dann Sinn, wenn die Ausgangsdaten, die zur Einhaltung dieser Norm „verpflichtet“ werden, das erforderliche Qualitätsniveau besitzen.

Eine nicht Adobe-originale PostScript- oder PDF-Datei – wie eine aus QuarkXPress 7 mittels des eingebauten Jaws PDF Creators erstellte – erzeugt zwar ein Resultat, keine Frage, dennoch kann sich die in QuarkXPress 7 hergestellte Qualität nicht mit jener messen, die man mit Acrobat 8 Professional, Acrobat 8 Distiller oder anderen Adobe-Creative-Suite-2.3-Applikationen erzielen kann. Adobes-Applikationen verwenden intern dieselbe PDF-Technologie, die auch Adobe PDF Print Engine zugrunde liegt. Und da sind wir auch beim wichtigsten Aspekt von Acrobat 8 Professional: die immer absolut zuverlässige und hochwertige Qualität der erzeugten Adobe PostScript- und PDF-Dateien.

Der Einsatz von PDF/X-4 bringt erst dann Vorteile, wenn die PDF-Dokumente ohne den Umweg über PostScript-Daten erzeugt werden, denn bei der PostScript-Ausgabe gehen Transparenzen und andere Innovationen des PDF-Formates verloren. Qualität hat ihren Preis.

Wer QuarkXPress 7 professionell einsetzt, behilft sich in der Regel entweder mit Jo Lauterbachs MediaBox XT, der weitaus komplexeren MadeToPrint-Software von Axaio Software GmbH oder führt eine PostScript-zu-PDF/X-Konvertierung mittels Acrobat Distiller durch. Konkret bedeutet dies, dass man zwei Optionen hat, gleichgültig wie man die Sache auch dreht: Entweder man „spart” an der Layout-Software und zahlt hinterher bei der PDF-Erstellung drauf oder man investiert am Anfang Kapital in InDesign CS2 oder in eine Adobe Creative Suite 2.3 und sorgt so für qualitativ hochwertige PDF-Daten direkt aus InDesign CS2, ob für Digital- oder für Printmedien.

Acrobat Connect-Meetings

Adobe Acrobat 8 integriert Unterstützung für Acrobat Connect-Meetings (Befehl DATEI | MEETING ERÖFFNEN…) und erlaubt somit die Zusammenarbeit geografisch entfernter Teilnehmer in virtuellen Konferenzräumen.

Mittels Adobe Acrobat Connect oder Acrobat Connect Professional können mehrere Benutzer in einer Netzwerkkonferenz auf Basis der Flash-Technologie zusammenarbeiten. Bisher war eine derartige Kommunikation zwar technisch durchaus realisierbar, aber aufgrund der hohen Kosten praktisch nur Großunternehmen vorbehalten. Der Einsatz von Acrobat Connect kommt auch für den Mittelstand in Frage und verspricht enorme Kostensenkungen und Zeitersparnisse, indem er viele Reisen überflüssig macht und die interne Kommunikation verbessert.

Teilnehmer einer Acrobat-Connect-Konferenz treffen sich in einem virtuellen Meeting-Raum, der bei Adobe als Webdienst abonniert oder bei Professional  in einer Serverversion lizenziert werden kann. Die Kommunikation erfolgt unter Verwendung von Web-Cams, Headsets und Instant Messaging (eingetippter Textnachrichten). Der Host eines Meetings kann einen seiner Bildschirme für die anderen Teilnehmer freigeben, um beispielsweise ein Dokument zu präsentieren. Damit können die Beteiligten bestimmte Arbeitsvorgänge beobachten und mitverfolgen. Adobe Acrobat Connect Professional ist verfügbar, Acrobat Connect wurde für die erste Jahreshälfte 2007  angekündigt.

Viele kleine „Bonbons“

Unzählige kleine Verbesserungen offenbaren sich dem Benutzer erst bei der schrittweisen Einarbeitung, so zum Beispiel Suchindizes, die erstmals in ein PDF-Dokument eingebettet und darin jederzeit aktualisiert werden können (ERWEITERT | DOKUMENTVERARBEITUNG | EINGEBETTETEN INDEX VERWALTEN…). Das Einbetten von Indizes beschleunigt die Suche enorm und gleichzeitig vereinfacht es den Umgang mit indizierten Dokumenten. Eingebettete Indizes erhöhen zwar die Dateigröße, aber auch externe Indizes belegen Speicherplatz, insofern überwiegen hier klar die Vorteile der Einbettung.

Neue Plug-ins für Acrobat 8

Professionelle Anwender setzen Adobe Acrobat meistens im Team mit kommerziellen Plug-ins von Drittherstellern ein.

Adobe Acrobat 8 glänzt mit einem deutlich verbesserten API. Als Nebeneffekt kann man existierende Plug-ins mit Acrobat 8 nicht weiter verwenden. Callas Software hat bereits die pdfToolbox 2 auf Acrobat 8 angepasst. Ebenfalls verfügbar sind Updates von Quite Software und FileOpen. Unternehmen, denen jedoch erst einmal nichts wirklich Neues einfällt, kann dies ein Nachteil sein. Jene aber, die sich profilieren möchten, können die Chance beim Schopf packen und ihre Acrobat-basierten Lösungen um weitere praxisrelevante Funktionen ergänzen.

Fazit

Adobe Acrobat 8 Professional ist ein sehr gelungener Neuentwurf der Software. Trotz der äußerst umfangreichen Erweiterung des Funktionsumfangs wurde viel Wert auf eine deutlich verbesserte Usability gelegt.

Digitale Mediengestalter, Büromitarbeiter und Webdesigner werden sich freuen, dass die Erstellung von PDF-Dateien flexibler und effizienter als je zuvor möglich ist. Es lassen sich sowohl Dokumente im PDF-Format als auch alle sonstigen unterstützten Datenformate entweder zu einer PDF-Datei zusammenführen oder optional auch in ein PDF-Paket umwandeln. Ein PDF-Paket ist im Grunde genommen eine digitale Entsprechung eines Ordners, in dem sich viele verschiedene Dokumente befinden.
Mediengestalter im Bereich Druckvorstufe und Druck werden sich über die stark erweiterten Preflight-Funktionen freuen, die nun nicht nur PDF/X-1a und PDF/X-3, sondern auch PDF/X-4 (Entwurf) und PDF/A (zum ISO-konformen Archivieren von digitalen Daten) unterstützen.

Für viele Anwendergruppen ist Acrobat 8 Professional auch ohne zusätzliche Plug-ins so mächtig geworden, dass es bereits Out-of-the-Box eine ausgezeichnete Lösung zur Erstellung und Optimierung von hochwertigen Daten für Digital- und Print-Medien darstellt.

Filipe Pereira Martins und Anna Kobylinska sind international anerkannte Consultants im Bereich der Workflow-Planung und -Automatisierung für Web- und Print-Publishing, Post Production und Broadcast und sie sind Geschäftsführer der Firma Soft1T S.àr.l. Beratungsgesellschaft mbH (www.soft1tconsulting.com).

Filipe Pereira Martins und Anna Kobylinska beschreiben die Produktivitätsvorteile, die sich aus dem Einsatz von Adobe Acrobat 8 ergeben, in ihren zwei neuesten Acrobat-8-Werken: „Adobe Acrobat 8 und Adobe Acrobat 8 Connect Standard und Professional, PDF-Workflow für Digitalmedien und die reibungslose Zusammenarbeit“ ISBN 978-3-540-48883-5 und „Adobe Acrobat 8 Professional, PDF-Workflow für Printmedien“ ISBN 978-3-540-49740-0 im Springer Verlag.

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