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Work smarter, not harder

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Clevere Zusammenarbeit besiegt Produktivitätskiller am Arbeitsplatz

Work smarter, not harder

Matt Hodges

Angesichts des rasant zunehmenden Umfangs von Informationen und Kommunikationsabläufen hat heute jeder Probleme, sein Arbeitspensum zu bewältigen. Die alte Redensart „Work smarter, not harder“ klingt mittlerweile fast schon ironisch, denn viele Mitarbeiter sind gezwungen, Überstunden zu machen, in ihrer Mittagspause und sogar an den Wochenenden zu arbeiten, nur um mithalten zu können. Ganz gleich, ob uns dies gefällt: Arbeiten ist zu einem Lifestyle geworden.

Ein gewohntes Bild im Unternehmensalltag: Auch wenn die Mitarbeiter am Arbeitsplatz anwesend sind, bedeutet das noch nicht, dass sie ihre Arbeit wirklich erledigen (können). Zwischen einer Fülle von E-Mails und endlosen Meetings kommt die Produktivität oft zu kurz. Ohne die richtigen Werkzeuge zur Lösung dieser Probleme geht die Konzentration auf das Wesentliche oft verloren, weswegen dann so viele Mitarbeiter gezwungen sind, die tagsüber verlorene Zeit in Überstunden wieder aufzuholen.

Fakt ist allerdings: Mitarbeiter verschwenden tatsächlich eine Menge Zeit bei der Arbeit. Atlassian, Anbieter der Collaboration-Software Confluence, hat umfangreiche Untersuchungen [1] ausgewertet, um die Ursachen für diesen drastischen Rückgang der Produktivität am Arbeitsplatz zu ermitteln, und hat zwei überraschende Schuldige gefunden: E-Mails und Meetings.

E-Mail – Gut für die Kommunikation, weniger gut für die Zusammenarbeit

Die Erfindung von E-Mail war einer der größten Wendepunkte in der Geschichte der Kommunikation am Arbeitsplatz und hat heute einen festen Platz in jeder Geschäftsbeziehung. Historisch gesehen war dies der einfachste Weg der Kontaktaufnahme – für knappe, direkte Dialoge mit den nächsten Mitarbeitern. Doch die meisten Menschen unterliegen dem Trugschluss, dass E-Mails auch ein guter Kanal für die Team-Collaboration sind. Dies ist nicht der Fall. Vielmehr kann dies einer der größten Fehler sein, den ein Team machen kann.

Wenn Sie Ihrem Posteingang wie in Facebook einen Beziehungsstatus zuordnen müssten, so lautete dieser wahrscheinlich „kompliziert“. E-Mails sind zwar ein effektives Mittel für die kurze und direkte Kommunikation, aber wenn es um die Zusammenarbeit im Team geht, ist die Sachlage etwas komplizierter:

  • Die Kommunikation in der Gruppe wird oft schwerfällig – und dies in kürzester Zeit.
  • Das Auffinden der aktuellsten Version eines beigefügten Dokuments entspricht der modernen Form der klassischen Suche nach der Nadel im Heuhaufen.
  • Die Darstellung einer klaren Vorgabe, was von wem getan werden muss, wird unglaublich schwierig.

Das Problem mit den E-Mails ist die fehlende Skalierbarkeit. Bei unsachgemäßer Anwendung sind E-Mails eher ein Hindernis für die Teamproduktivität als eine Hilfe. Hier sind drei Gründe dafür, warum E-Mails Produktivitätskiller am Arbeitsplatz sind:

1. Der Posteingang ist ein Fass ohne Boden

Jeden Tag erhalten Mitarbeiter tonnenweise E-Mails – im Durchschnitt erhalten Angestellte 304 geschäftlich relevante E-Mails pro Woche. Manche davon sind wichtig, manche erfordern Maßnahmen, manche sind Spam, und viele sind ganz einfach absolut unwichtig. Vor diesem Hintergrund verbringt der Adressat einen Großteil seines Tages damit, E-Mails zu bearbeiten, Aufgaben zu sichten und zu versuchen, den Posteingang bis auf null abzuarbeiten.

Auch bei Nutzung aller nützlichen Funktionen des E-Mail-Programms zur Kontrolle des Posteingangs (Labels, Filter, mehrere und/oder „intelligente“ Posteingangsorder usw.) kann allein dessen Handhabung mehrere Stunden pro Tag in Anspruch nehmen. Für viele Mitarbeiter ist es Alltag geworden, morgens als Erstes und abends als Letztes ihre E-Mails zu checken und auch tagsüber viel Zeit damit zu verbringen – nur um mit der Flut der Informationen Schritt halten zu können.

Klingt vertraut? Leider ist dieses ungesunde Verhalten zur Norm geworden und eine der Hauptursachen für verschwendete Arbeitszeit.

2. In den E-Mails verbirgt sich das Know-how des Teams

E-Mails zu senden ist heute eine reflexhafte Handlung. Soll eine Datei versendet werden? E-Mail. Will man eine Frage stellen? E-Mail. Benötigt man ein Feedback? E-Mail.

Bevor es den Mitarbeitern bewusst wird, stecken die wichtigen Dialoge und Dateien des Teams in verschiedenen Posteingängen. Der Posteingang wird zum Friedhof für wertvolles Know-how, das je tiefer begraben wird, je länger es dort liegt. Dies ist ein unhaltbarer Zustand.

E-Mail ist ein Instrument für die einfache Kommunikation, aber nicht für Diskussionen und erst recht nicht für die Zusammenarbeit. Wenn Mitarbeiter eine E-Mail schicken und jemanden bitten, ihre Arbeit zu überprüfen, ist die wichtigste übermittelte Information nicht die Datei oder das Dokument, sondern der darauffolgende Schriftwechsel. Ganz abgesehen davon, dass es später auch schwierig sein kann, diese E-Mail im jeweiligen Posteingang wiederzufinden, kann niemand außerhalb dieses E-Mail-Threads von diesem Wissenstransfer profitieren.

3.  Das ständige Wechseln zwischen Arbeit und E-Mail kostet eine Menge Zeit – und Geld

Die Häufigkeit, mit der die meisten Menschen heute ihre E-Mails checken, ist erstaunlich hoch – durchschnittlich 36 Mal pro Stunde! Dieses Verhalten ist nicht nur extrem zeitraubend, sondern stört auch die Arbeit stärker, als Viele annehmen. Untersuchungen haben gezeigt, dass die meisten Menschen nach der Bearbeitung einer neuen E-Mail bis zu 16 Minuten brauchen, um sich wieder zu konzentrieren. Hieraus ergibt sich eine Verschwendung von vielen hundert Stunden und vielen tausend Euro pro Jahr.

Ständig den Kontext zu wechseln stört die Produktivität, und E-Mails sind im Wesentlichen dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit nicht optimal erledigen können.

Was also ist die Lösung?

Wir bei Atlassian haben erkannt, dass viele dieser Probleme dadurch gelöst werden können, dass man von einem auf E-Mails basierenden Kommunikationsnetzwerk auf eine zentrale Collaboration-Plattform umsteigt, die als zentraler Informationsspeicher im Unternehmen dient. In unserem Fall ist unsere Team-Collaboration-Software Confluence das Rückgrat für die gesamte Zusammenarbeit. Hier erledigen wir unsere Arbeit, legen Informationen ab, erfassen Feedback und optimieren letztendlich die Kommunikation. Und wir sind nicht die Einzigen.

So setzt etwa das Unternehmen HubSpot Confluence als Knowledge-Management-System ein, in dem Ideen von Anfang bis Ende gepflegt werden. Für die meisten Fragen lautet die Standardantwort: „Es ist alles im Wookie“, sagte Jim O'Neill, Mitbegründer und Chief Information Officer von HubSpot, mit Verweis auf den internen Spitznamen für Confluence. Das „Wookie“ enthält alle lebhaften und über Abteilungsgrenzen hinweg geführten Diskussionen über Ideen für Produktfunktionen, Produkt-Roadmaps, Preisstrategien und mehr.

Wie steht es nun mit dem zweiten großen Produktivitätskiller, den Meetings?

Die meisten Meetings sind sinnlos

Leider haben Untersuchungen gezeigt, dass ein Großteil der Meetings bei Weitem nicht die erhofften Ergebnisse bringt.

Mitarbeiter nehmen im Durchschnitt an 62 Meetings im Monat teil und halten mindestens die Hälfte davon für reine Zeitverschwendung. Dies bedeutet, dass der durchschnittliche Mitarbeiter rund 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings verbringt! Ein Meeting produktiv zu gestalten ist aus folgenden Gründen schwierig:

  • Entscheidungen können nur schwer getroffen werden, ohne alle Beteiligten in einem Raum zusammenzubringen.
  • Es muss eine Tagesordnung festgelegt und kommuniziert werden, zu der alle Teammitglieder proaktiv beitragen können.
  • Die Ziele des Meetings müssen bis zur Umsetzung verfolgt werden.

Wie können Unternehmen ihre Meetings effizienter gestalten bzw. die Anzahl ihrer Meetings auf ein sinnvolles Maß beschränken?

Nicht jede Entscheidung muss per Handschlag besiegelt werden

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass Zusammenarbeit immer unter persönlich anwesenden Personen stattfinden muss. Meetings sind zur Standardstrategie geworden, um eine Entscheidung herbeizuführen, doch leider sind reine Besprechungen noch keine Garantie dafür, dass die Arbeit tatsächlich erledigt wird oder Entscheidungen getroffen werden. An Meetings nehmen oft zu viele Personen teil, die aufgrund ihrer Aufgaben gar keinen direkten Beitrag zu solchen Besprechungen leisten können.

Eine zentrale Collaboration-Plattform löst diese Probleme, indem sie das dezentrale Brainstorming erleichtert und die richtigen Entscheidungsträger online an einem Ort zusammenbringt. Hierdurch entfallen ausufernde E-Mail-Diskussionen und Meetings, da ein Konsens für alle Beteiligten außerhalb des Konferenzraums bequem erreicht werden kann.

Außerdem fördert das „Remote-Brainstorming“ die Kreativität und Innovation, da die Mitarbeiter ohne zeitliche und räumliche Zwänge nachdenken können, ohne dass sie durch die Vorstellungen und Meinungen anderer beeinflusst werden (nicht ohne Grund hat man manchmal unter der Dusche die besten Ideen).

Meetings, bei denen wichtige neue Konzepte durch Brainstorming erarbeitet werden sollen, sind oft ineffektiv, da sie zu vage sind oder die Mitarbeiter Bedenken haben, ihre Ideen vor anderen frei vorzubringen. Ein elektronisches (Remote-)Brainstorming kann dieses Problem lösen, die Kreativität anspornen und die in fruchtlosen Meetings verbrachte Zeit verringern.

Die Weitergabe einer Agenda per E-Mail ist nicht genug

Eine entscheidende Rolle für ein produktives Meeting ist eine klar formulierte und durchdachte Agenda, die dafür sorgt, dass die Teilnehmer ausreichend informiert und vorbereitet sind. Die Übermittlung einer Agenda an alle Teilnehmer des Meetings kann im Vorfeld dazu beitragen, dass die Entscheidungen während des Meetings schneller und einfacher erzielt werden.

Die Art und Weise, wie die Agenda übermittelt wird, ist ebenso wichtig wie die Agenda selbst. Die meisten Teams geben Agenden per E-Mail und Microsoft Word bekannt, aber dies ist nicht unbedingt der beste Weg. Dialoge und Dateianhänge per E-Mail können sehr viel Zeit erfordern, in der die Mitarbeiter versuchen herauszufinden, welche Nachricht zu welcher Version der Agenda gehört. Statt den Ausgangspunkt einer produktiven Zusammenarbeit zu bilden, kann die Agenda das Team sogar spalten und das Potenzial des Meetings sabotieren, noch bevor dieses stattgefunden hat.

Viele Unternehmen haben festgestellt, dass eine Collaboration-Plattform die nötige Struktur bereitstellt, die den Teams das Aufstellen einer produktiven Agenda ermöglicht und gleichzeitig genügend Flexibilität bietet, um im Vorfeld Ideen zu formulieren und per Brainstorming zu sammeln – ohne E-Mail-Chaos. Plattformen, die fortschrittliche „Social Features“ wie Twitter-artige Anmerkungen und zugehörige Kommentar-Threads bieten, fördern die Zusammenarbeit, indem sie automatisch die richtigen Personen in den richtigen Diskussionen zusammenbringen, so wie diese es sich zeitlich einrichten können. Dieses Verfahren verhindert, dass die Posteingangsordner mit hin und her gesendeten Bemerkungen überschwemmt werden und wichtige Aussagen in verschiedenen E-Mail-Eingangsordnern verschwinden.

Darüber hinaus lassen sich durch das Vorhalten der Agenda an einem zentralen Ort, der von allen gut zu managen und nachzuverfolgen ist, Missverständnisse vermeiden und die Zuordnung der besprochenen Inhalte erleichtern. Die Diskussionen werden automatisch dokumentiert, sodass alle Teammitglieder nicht nur die Inhalte leicht nachverfolgen können, sondern auch, von wem die jeweiligen Beiträge stammen. Auf diese Weise profitieren alle von den gemeinsam nutzbaren Informationen, und es entsteht eine Kultur der echten Zusammenarbeit.

Eine zentrale Plattform kann vielleicht nicht alle Meetings ersetzen, kann aber dazu beitragen, diese zu fokussieren und in konkrete Aktionen umzusetzen.

Meetings sollten eine klare Agenda und klare Resultate haben

Meetings bleiben wirkungslos, wenn keine Nachbearbeitung der im Meeting getroffenen Entscheidungen und festgelegten Aufgaben stattfindet. Eine Meetingagenda ist als „lebendes“ Dokument gedacht, das nach Ende des Meetings nicht in der Versenkung verschwinden sollte. Stattdessen soll es eine Arbeitsunterlage werden und mit einer klaren Follow-up-Agenda festlegen, was von wem und wann erledigt werden muss.

Die Zuweisung dieser Zuständigkeiten und die Fortschrittskontrolle in einem gemeinsamen zentralen Arbeitsbereich führt zwangsläufig dazu, dass Zielsetzungen eindeutig definiert werden, dass Mitarbeitern Verantwortung übertragen wird, dass diese Mitarbeiter die benötigten Informationen erhalten und dass der Status eines Projekts problemlos nachverfolgt werden kann. Social Features innerhalb der Plattform können dafür sorgen, dass alle Teilnehmer in die Diskussion einbezogen werden und die Vorgaben kennen.

Auf diese Weise wird es überflüssig, die Kommunikation mit verschiedenen Tools wie Microsoft Word, Task-Apps, E-Mail usw. abzuwickeln. Eine zentrale Collaboration-Plattform fügt alle benötigten Komponenten an einem Ort zusammen.

Es gibt eine bessere Methode der Zusammenarbeit

E-Mails und Meetings mögen zwar die Standardform der Zusammenarbeit und Kommunikation sein, aber sie sind deswegen nicht die produktivste Lösung. Wenn sie nicht effizient eingesetzt werden, können diese beiden Businessstandards sogar die beiden größten Hindernisse bilden, ein Projekt gut – oder überhaupt – fertigzustellen. Eine Lösung für viele der Probleme kann eine Team-Collaboration-Plattform durch folgende Merkmale bieten:

  • Ein gemeinsamer Ort, um Aufgaben zu generieren, weiterzugeben und zu besprechen.
  • Ein gemeinsamer Ort, um Entscheidungen zu treffen und sich auf dem neuesten Stand zu halten.

Ein gemeinsamer Ort, um nachzuverfolgen, was bereits erledigt wurde und was noch getan werden muss, und wer dies tun soll.

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